Een competentieprofiel opstellen voor je medewerkers: hoe doe je dat?

Wat moet een medewerker kennen en kunnen om zijn of haar werk goed uit te voeren? Een vraag die vast en zeker ook bij jou aan bod komt tijdens het opstellen van een competentieprofiel. Maar wat is dat eigenlijk? En hoe maak je een goed competentieprofiel? In deze blog leggen we het stap voor stap uit.

Wat is een competentieprofiel?

Een competentieprofiel kun je definiëren als een set van competenties en gedragsindicatoren nodig voor een bepaalde functie. De focus ligt op medewerkerontwikkeling en kan op individueel, functie- of organisatieniveau worden samengesteld. Je stelt een goed competentieprofiel op door efficiënt informatie over competenties te verzamelen en in te delen op niveau.

Stap 1: bepaal de nodige competenties

Allereerst is het belangrijk om de juiste competenties te formuleren voor de medewerker. Weet je niet waar je moet beginnen? Wij raden aan om gebruik te maken van een competentielijst of competentieset. Dit is een lijst van competenties met bijpassende beschrijvingen. Je kunt een bestaande lijst gebruiken of je eigen lijst samenstellen.

Wanneer je de lijst hebt, selecteer je de belangrijkste competenties op functieniveau. Het is belangrijk om te onthouden dat het organisatieperspectief altijd het uitgangspunt vormt. Selecteer daarom competenties die overeenkomen met de competenties op organisatieniveau.

Bijvoorbeeld: organisatie X onderhoudt veel contact met klanten en opdrachtgevers. Communicatief vaardige medewerkers zorgen ervoor dat klanten het gevoel krijgen dat ze goed worden geholpen en begrepen. De competentie "communicatief vaardig zijn" is dan ook van grote waarde voor organisatie X. Deze competentie wordt opgenomen in het competentieprofiel van een medewerker in een commerciële functie.

Stap 2: noteer gedragsindicatoren

Als je de belangrijkste competenties hebt bepaald, richt je je op de gedragsindicatoren. Gedragsindicatoren zijn beschrijvingen van concreet waarneembaar gedrag dat de aanwezigheid van een competentie aantoont. Welke gedragsindicatoren zijn verbonden aan de gekozen competenties?

Denk aan de eerder besproken competentie "communicatief vaardig zijn". Gedragsindicatoren die hierbij horen zijn o.a. het leggen en onderhouden van contacten met relevante betrokkenen, het selecteren van relevante informatie, communicatie efficiënt laten verlopen en het formuleren van ideeën en heldere informatie.

Maak de gedragsindicatoren concreet en beoordeelbaar. Samen met de beschrijving van de competentie geven indicatoren aan wat het gewenste en effectieve gedrag is. In de tabel hieronder zie je hoe je deze indicatoren realiseert in een competentieprofiel.

opmaak-competentieprofiel-Studytube

Stap 3: richt je op de competenties van de toekomst

Je bent nu op de goede weg! Je hebt de nodige competenties en gedragsindicatoren beschreven die belangrijk zijn voor jouw organisatie van nu. Kijk bij het opstellen van het competentieprofiel ook iets verder vooruit. Wat zijn bijvoorbeeld belangrijke competenties die jouw medewerkers in de toekomst nodig hebben?

Functies zullen in de loop van de jaren veranderen of automatiseren - des te meer redenen om hier aandacht aan te besteden. Houd daarom rekening met competenties die relevant zijn binnen een bepaald vakgebied en die een vereiste zijn voor de toekomst. Denk aan competenties zoals probleemoplossend denken, samenwerken of creatief denken.

Daarnaast is het goed om het competentieprofiel regelmatig te evalueren. Is het profiel nog steeds relevant en up-to-date? Voeg nieuwe competenties toe en wees kritisch voor de inhoud van het competentieprofiel.

Zelf competentieprofielen managen

Benieuwd hoe je aan de hand van een competentieprofiel de competenties het beste managet? In ons handboek leggen we stapsgewijs uit hoe je competenties managet en competentieontwikkeling stimuleert op de werkvloer. Download het competentiehandboek hieronder.