Het opleidingsbudget: efficiënt budgetteren via een LMS

Organisaties besteden gemiddeld 1.000 euro per medewerker per jaar aan cursussen en bedrijfsopleidingen. Dat meldt het CBS in een onderzoek naar bedrijfsopleidingen (CBS, 2017). Hoewel organisaties opleidingsbudgetten hanteren, ervaren leidinggevenden problemen bij het budgetteren van opleidingen en trainingen. Denk aan een complexe opleidingsadministratie waardoor zij grip op de kosten verliezen. Leidinggevenden ervaren het maken van een opleidingsbegroting als tijdrovend en hebben behoefte aan een efficiëntere manier om het opleidingsbudget te beheren. Een learning management system (LMS) biedt hierin uitkomst. In dit artikel leggen we uit wat een opleidingsbudget is en hoe leidinggevenden het opleidingsbudget beheren via een LMS.

Wat is een opleidingsbudget?


Een opleidingsbudget omvat directe en indirecte kosten van opleidingen, trainingen en materialen die nodig zijn om training en ontwikkeling te ontwerpen, analyseren, implementeren en evalueren. Om de opleidingsuitgaven in kaart te brengen wordt een LMS gebruikt. Een LMS stelt leidinggevenden in staat om de administratie, documentatie, analyse en de budgettering van online en klassikale opleidingen en training te regelen. 
Door te budgetteren met een LMS wordt grip op de opleidingskosten behouden en extra kosten beperkt.

Budgetteren via een learning management system

De toenemende vraag naar leren, ontwikkeling en data-gedreven leersystemen gaat in de toekomst een steeds grotere rol spelen. Medewerkers verwachten daarmee van hun leidinggevenden een optimaler beheer van het huidige opleidingsbudget. Uit de praktijk blijkt dat organisaties de opleidingsadministratie nog regelmatig handmatig beheren via een Excellijst. Het nadeel hiervan is dat belangrijke gegevens verloren gaan. Een LMS creëert daarentegen de mogelijkheid om training en opleidingen te automatiseren en te budgetteren via één platform. De meetbare factoren in het systeem helpen leidinggevenden bij het vergelijken van actuele kosten met de begroting van de organisatie. Zo rekent het systeem automatisch uit wat de uitgaven zijn en hoeveel budget er overblijft per medewerker. Met een LMS systeem kan je op elke leerbehoefte inspelen.

Opleidingsbudget op individueel-, team-, en organisatieniveau

Leidinggevenden kennen budgetten toe op individueel-, team-, en organisatieniveau. Hiermee houden leidinggevenden toezicht op het online zoeken en boeken van trainingen en opleidingen. Wanneer per medewerker een persoonlijk budget is ingesteld, is het mogelijk om via het systeem te zien of een medewerker zijn of haar opleidingsbudget heeft besteed en welke opleidingen zijn gevolgd. Na afronding van een training ontvangt de medewerker een certificaat dat automatisch opgeslagen wordt in het LMS. Een LMS systeem is dus niet alleen handig voor het houden van toezicht op het opleidingsbudget, maar leent zich ook voor het beheer van certificaten.

Hoe bepaal je het opleidingsbudget? 

Het opleidingsbudget kan worden vastgesteld door het efficiënt toepassen van leveranciersmanagement met een LMS. Leidinggevenden hebben de mogelijkheid om in een LMS een selectie te maken van de gewenste Nederlandse opleiders waar medewerkers hun opleidingsbudget mogen besteden. Denk aan leveranciers als Schouten & Nelissen, de LOI en TU Delft. Via een LMS passen leidinggevenden leveranciersmanagement toe:

  • Budgetten worden in het LMS gekoppeld aan de opleidingsverzoeken van medewerkers.
  • Vervolgens controleert de leidinggevende de opleidingsverzoeken en de extra informatie die wordt meegestuurd naar de opleider(s). Denk aan specifieke factuurvoorwaarden van een organisatie.
  • Daarnaast is het mogelijk om als leidinggevende inkoopkortingen via een LMS in te voeren en te verrekenen met het opleidingsbudget. De kortingen kunnen zowel op organisatieniveau als individueel niveau worden ingevoerd.

Opleidingsbudgetten beheren via één platform

Het automatiseren en beheren van opleidingskosten via een LMS geeft leidinggevenden meer grip op het jaarlijks te besteden opleidingsbudget. Zo kunnen leidinggevenden budgetten op individueel-, team-, en organisatieniveau toewijzen. Daarnaast kunnen opleidingsverzoeken worden geautomatiseerd en verstuurd naar de gewenste leveranciers. Het online budgetteren van opleidingen helpt leidinggevenden bij het bijhouden en optimaliseren van de administratie en het bespaart kostbare tijd.

Wil je weten welke functionaliteiten een LMS nog meer heeft? Lees dan onze blog over de 3 typen LMS of download onze checklist met alle functionaliteiten op een rij.