Hoe voer ik een goed functioneringsgesprek?

Goede functionerende medewerkers zijn van groot belang voor het succes van de organisatie. Als leidinggevende is het daarom belangrijk om te weten hoe medewerkers zich ontwikkelen in hun loopbaan en waar nog kansen liggen. Deze ontwikkeling bespreek je, buiten de regelmatige feedbackmomenten om, tijdens een functioneringsgesprek.

Het functioneringsgesprek is een belangrijk element voor feedback op het functioneren van de medewerker en vormt de basis om de medewerker waar nodig te sturen in zijn persoonlijke ontwikkeling. Hoe zorg je voor een effectief functioneringsgesprek? Wij geven je een aantal tips.

Tip 1. Bereid je goed voor

Een goede voorbereiding is het halve werk. Alleen dan is er sprake van een goed gestructureerd gesprek. Stel van tevoren een competentieplan en vragenlijst op en informeer de medewerker alvast over de aard van het gesprek en wat hem staat te wachten. Bijvoorbeeld de agendapunten en de procedure van het functioneringsgesprek. Ook is het goed om regelmatig een functioneringsgesprek in te plannen met je medewerker en de ontwikkelpunten te bespreken. Zo blijf je op de hoogte van het functioneren en heb je de mogelijkheid om de medewerker direct te voorzien van eventuele feedback.

Tip 2. Pak de rol van begeleider op

Als het goed is heb je het doel van het functioneringsgesprek voor ogen. Dat is samen met de medewerker zijn functioneren bespreken en waar nodig sturen op de verbetering hiervan.

Stel je daarom niet als scheidsrechter op maar als begeleider. Ga samen op zoek naar oplossingen om mogelijk te maken dat je medewerker zijn werk optimaal kan uitvoeren.

Ervaart de medewerker problemen bij het uitoefenen van zijn werkzaamheden? Kijk samen naar mogelijkheden voor om- en bijscholing. Bijvoorbeeld door het aanbieden van online- of klassikale trainingen. Wees flexibel en pas je aan aan de behoeften van de medewerker.

Tip 3. Wees constructief

In het gesprek stel je de eerder opgestelde agendapunten aan de orde en ga je in op de werkzaamheden en het gedrag van de medewerker. Bij het bespreken van deze punten is het goed om constructieve feedback te geven en waardering te laten blijken. Onder constructieve feedback verstaan we feedback waarmee je een gedragsverandering teweeg wilt brengen.

Wanneer je deze feedback geeft, bekritiseer je bepaald gedrag maar niet de persoonlijkheid van de medewerker. Spreek de medewerker aan in de ik-vorm en geef de medewerker de ruimte om te reageren. Maak de medewerker duidelijk wat het effect van zijn gedrag is op de organisatie.

Tip 4. Richt je samen op de oplossingen

Aan het einde van het gesprek bespreek je de problemen gedetailleerder en richt je je op mogelijke oplossingen. Je bepaalt zelf op welke problemen je dieper in wilt gaan. Zoek samen met de medewerker naar een oplossing en bied ontwikkelingsmogelijkheden aan.

Tip 5. Geef verantwoordelijkheid

Voor het verhogen van de motivatie en het bereiken van effectieve resultaten bij de medewerker, is het belangrijk dat je het machtsverschil tussen jou en de medewerker zo klein mogelijk houdt. Geef de medewerker dan ook de kans om zichzelf te beoordelen. Door de medewerker een stem te geven in het gesprek, verhoog je het verantwoordelijkheidsgevoel waardoor de kans groter is dat hij zijn gedrag uiteindelijk zal aanpassen.

Tip 6. Maak de afspraken concreet

Nadat eventuele problemen en oplossingen zijn besproken, is het belangrijk dat deze worden vastgelegd. Maak afspraken concreet door bijvoorbeeld formulieren te maken waarop je aan het eind van het functioneringsgesprek alle doelstellingen noteert. Ook kun je het competentieplan verder uitwerken en een deadline stellen voor het behalen van de doelstellingen. Dit formulier of competentieplan maak je ook voor de medewerker, zodat hij de doelstellingen zelf kan teruglezen. Deze doelstellingen zullen voor het volgende functioneringsgesprek het uitgangspunt vormen.

Feedback werkt lang niet altijd

Binnen organisaties staat alles in het teken van wendbaarheid en flexibiliteit om snel aan te kunnen passen aan veranderingen. Hierbij is goede feedback essentieel. Althans dat is de brede gedachte binnen organisaties. Uit onderzoek van de Universiteit van Amsterdam blijkt dat medewerkers gemotiveerd raken om iets met feedback te doen wanneer de prestatiestandaarden voor het werk langzaam veranderen. Wanneer de prestatiestandaarden juist snel veranderen, bevriezen ze. Zorg er daarom voor dat je langzaam veranderingen doorvoert en de medewerker de ruimte geeft om zichzelf te ontwikkelen.

Feedback geven en ontvangen is namelijk niet niks. Het vraagt medewerkers hun eerdere gedrag aan te passen. Geef medewerkers dus genoeg tijd om de feedback te verwerken en te integreren in hun werk.

Benieuwd hoe je een competentieplan opstelt en de competenties voor je medewerker vastlegt? Met dit handboek ga je direct stap voor stap aan de slag met het managen van competenties van jouw medewerkers én het stimuleren van competenties op de werkvloer.