Juridische Documentatie

Verwerkersovereenkomst

Ga terug naar juridische documentatie

Studytube Verwerkersovereenkomst
Laatst gewijzigd: november 2020

Studytube biedt een online, geautomatiseerd systeem aan waarmee organisaties hun werknemers opleidingen, cursussen, trainingen en andere leervormen kunnen aanbieden, de voortgang van werknemers kunnen bijhouden en het opleidingsaanbod kunnen beheren. Om dit te doen zal Studytube Persoonsgegevens van deze werknemers moeten verwerken. Studytube zal daarbij optreden als Verwerker in de zin van de toepasselijke regelgeving en Klant als Verwerkingsverantwoordelijke. Deze Verwerkersovereenkomst bevat de voorwaarden waaronder Studytube voor Klant zal optreden als Verwerker en maakt als bijlage onlosmakelijk onderdeel uit van de Overeenkomst. Alle bepalingen van de Overeenkomst en van de Gebruiksvoorwaarden zijn onverkort van toepassing op deze Verwerkersovereenkomst, tenzij daarvan in deze Verwerkersovereenkomst wordt afgeweken.

Artikel 1 Definities en Interpretatie
1.1 In deze Verwerkersovereenkomst worden de volgende begrippen als volgt gedefinieerd:
AVG: de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (2016/679).
Betrokkene: degene op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft (art. 4 lid 1 AVG).
Datalek: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte Persoonsgegevens (art. 4 lid 12 AVG).

Overeenkomst: de hierboven aangeduide overeenkomst tussen Partijen.
Persoonsgegevens: alle van Klant in het kader van het uitvoeren van de Overeenkomst verkregen informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare Gebruiker (art. 4 lid 1 AVG).
Subverwerker: een derde partij die door Studytube wordt ingeschakeld om ten behoeve van Klant Persoonsgegevens te verwerken, zonder aan het rechtstreeks gezag van Studytube te zijn onderworpen. Verwerker: degene die ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke Persoonsgegevens verwerkt zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen (art. 4 lid 8 AVG).
Verwerkersovereenkomst: deze verwerkersovereenkomst inclusief bijsluiters, alsmede enige wijziging, vervanging, update of latere versie daarvan.
Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens of een geheel van Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens (art. 4 lid 2 AVG).
Verwerkingsverantwoordelijke: de verantwoordelijke voor de Verwerking (art. 4 lid 7 AVG).
1.2 Begrippen die in deze Verwerkersovereenkomst met een beginhoofdletter zijn geschreven maar die niet in dit artikel zijn gedefinieerd, hebben de betekenis zoals daaraan toegekend in de Overeenkomst of de Gebruiksvoorwaarden.

Artikel 2 Algemeen
2.1 Studytube zal gedurende de uitvoering van de Overeenkomst ten behoeve van Klant Persoonsgegevens verwerken. Een overzicht van de Verwerkingen die in het kader van de Overeenkomst zullen plaatsvinden, de daarbij verwerkte Persoonsgegevens en de doeleinden van de Verwerkingen, is opgenomen in Bijsluiter A bij deze Verwerkersovereenkomst.
2.2  Studytube zal optreden als Verwerker en Klant als Verwerkingsverantwoordelijke.
2.3  Studytube garandeert dat zij ten behoeve van Klant uitsluitend Persoonsgegevens zal verwerken voor zover dit noodzakelijk is voor uitvoering van de Overeenkomst. Overige Verwerkingen zullen uitsluitend plaatsvinden op basis van schriftelijke instructies van Klant of als daartoe een wettelijke verplichting bestaat na informeren van en onder verantwoordelijkheid van Klant. Studytube zal geen Persoonsgegevens verwerken voor eigen doeleinden, behoudens voor zover zij voor de betreffende Verwerkingen zelf aangemerkt kan worden als Verwerkingsverantwoordelijke.
2.4 Studytube zal alle redelijke instructies van Klant in verband met de Verwerking van Persoonsgegevens opvolgen. Studytube stelt Klant onmiddellijk op de hoogte indien naar haar oordeel instructies in strijd zijn met toepasselijke wet- en regelgeving.
2.5 Studytube zal de Persoonsgegevens op een transparante wijze, op een rechtmatige en zorgvuldige manier en in overeenstemming met de op haar als Verwerker rustende verplichtingen verwerken.
2.6 Studytube zal een register bijhouden van alle categorieën van verwerkingsactiviteiten die zij voor Klant verricht, zulks in overeenstemming met de vereisten neergelegd in artikel 30 lid 2 en lid 3 AVG.

 

Artikel 3 Rechten van Betrokkenen
3.1 Studytube zal door middel van passende technische en organisatorische maatregelen, voor zover mogelijk, bijstand verlenen aan Klant om te voldoen aan haar verplichtingen op grond van de AVG, meer in het bijzonder het voldoen aan verzoeken van Betrokkenen op grond van de AVG, zoals een verzoek tot het verlenen van toegang tot hem/haar betreffende Persoonsgegevens, tot verwijdering van Persoonsgegevens, tot het rectificeren van Persoonsgegevens en/of aan te tonen dat Persoonsgegevens verwijderd of gerectificeerd zijn, de Persoonsgegevens te beperken van de Verwerking en/of tot het overdragen van de Persoonsgegevens aan een andere Verwerkingsverantwoordelijke.

Artikel 4 Beveiliging van Persoonsgegevens en Controle
4.1 Onverminderd de beveiligingsnormen die Partijen op andere wijze zijn overeengekomen, zal Studytube de verwerking van Persoonsgegevens beveiligen in overeenstemming met artikel 32 AVG, onder meer door passende technische en organisatorische maatregelen te nemen, die gezien de huidige stand der techniek en de daarmee gemoeide kosten overeenstemmen met de aard van de te verwerken Persoonsgegevens, de omvang, context en doeleinden van de Verwerking, alsmede de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van Betrokkenen. Deze maatregelen omvatten, waar passend, in ieder geval:
4.1.1 het vermogen om op permanente basis de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en veerkracht van de verwerkingssystemen en -diensten te garanderen;
4.1.2 het vermogen om bij een fysiek of technisch incident de beschikbaarheid van en de toegang tot de Persoonsgegevens tijdig te herstellen;
4.1.3 een procedure voor het op gezette tijdstippen testen, beoordelen en evalueren van de doeltreffendheid van de technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van de Verwerking.
4.2 Partijen erkennen dat beveiligingseisen voortdurend veranderen en dat een effectieve beveiliging regelmatige evaluatie en verbetering van beveiligingsmaatregelen vereist. Studytube zal daarom de beveiligingsprocedure op gezette tijdstippen testen, beoordelen en evalueren, aanvullen en/of verbeteren om te blijven voldoen aan de verplichtingen onder dit artikel. Studytube zal Bijsluiter B aanvullen of aanpassen indien dat noodzakelijk is.
4.3 Het informatiebeveiligingsbeleid en het managementsysteem op dit gebied (ISMS) van Studytube zijn ISO 27001 gecertificeerd. In dit kader wordt het informatiebeveiligingssysteem van Studytube jaarlijks aan meerdere audits onderworpen.
4.4 Indien Klant daarom schriftelijk verzoekt, zal Studytube ten aanzien van de daarbij aangeduide (categorieën van) Persoonsgegevens bijzondere maatregelen treffen voor de beveiliging en/of de geheimhouding daarvan. Indien dit leidt tot hogere kosten voor Studytube, zal Klant deze kosten vergoeden.

Artikel 5 Meldplicht Datalekken
5.1 Zodra zich een Datalek met betrekking tot de verwerking van Persoonsgegevens voordoet of heeft voorgedaan, meldt Studytube dit zonder onredelijke vertraging nadat zij er kennis van heeft genomen aan Klant. 5.2 Studytube zal alle redelijkerwijs benodigde maatregelen nemen om (verdere) onbevoegde kennisneming, wijziging en verstrekking dan wel anderszins onrechtmatige verwerking te voorkomen of te beperken en beveiligingslekken en/of Datalekken in de toekomst zoveel mogelijk te voorkomen.
5.3 In de in lid 1 van dit artikel bedoelde melding zal Studytube alle haar bekende relevante informatie verstrekken omtrent de aard van het incident, de naam en de contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming of een ander contactpersoon waar meer informatie kan worden verkregen, de waarschijnlijke gevolgen van het incident en de maatregelen die getroffen zijn of zullen worden getroffen om het incident op te lossen dan wel de gevolgen zoveel mogelijk te beperken.
5.4 Studytube zal alle redelijke medewerking verlenen bij een eventueel onderzoek dat door Klant wordt ingesteld naar aanleiding van het incident en/of bij het formuleren van een correcte respons en bij het nemen van passende vervolgstappen ten aanzien van het incident, waaronder begrepen het informeren van de Autoriteit Persoonsgegevens en/of de Betrokkene(n).

Artikel 6 Inschakelen Subverwerkers
6.1 De ten tijde van het afsluiten van deze Verwerkersovereenkomst bekende Subverwerkers vermeldt Studytube in Bijsluiter A van deze Verwerkersovereenkomst. Klant verleent hierbij algemene toestemming voor de inschakeling van Subverwerkers. Studytube houdt na de start van de werkzaamheden Klant op de hoogte van de inschakeling van nieuwe Subverwerkers.
6.2 Studytube zal de door haar ingeschakelde Subverwerkers dezelfde of strengere verplichtingen opleggen als voor haarzelf uit deze Verwerkersovereenkomst en toepasselijke wet- en regelgeving voortvloeien en ziet toe op de naleving daarvan door de Subverwerkers. De betreffende afspraken met de Subverwerkers zullen schriftelijk worden vastgelegd.
6.3 Niettegenstaande de toestemming van Klant voor het inschakelen van Subverwerkers blijft Studytube volledig aansprakelijk jegens Klant voor de gevolgen van het uitbesteden van werkzaamheden aan een Subverwerkers.

Artikel 7 Internationale doorgifte
7.1 Partijen zien er op toe dat voor zover Persoonsgegevens door Studytube buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt, dit alleen plaatsvindt wanneer een passend beschermingsniveau wordt gegarandeerd. Indien Persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt wordt dit in Bijsluiter A aangegeven.

Artikel 8 Geheimhouding
8.1 Onverminderd enige andere contractuele geheimhoudingsverplichting die op Studytube rust, garandeert Studytube dat alle Persoonsgegevens strikt vertrouwelijk behandeld worden en dat al haar werknemers, vertegenwoordigers en/of onderaannemers die betrokken zijn bij de Verwerking van de Persoonsgegevens zich ertoe hebben verbonden vertrouwelijkheid in acht te nemen.

Artikel 9 Bijstand aan Klant
9.1 Studytube zal Klant op verzoek alle redelijke bijstand verlenen bij het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling op grond van artikel 35 AVG en bij een eventuele voorafgaande raadpleging op grond van artikel 36 AVG. Klant zal alle kosten die Studytube maakt voor zulke bijstand volledig vergoeden.

Artikel 10 Informatievoorziening en Audits
10.1 Studytube zal Klant op verzoek alle informatie ter beschikking stellen die redelijkerwijs nodig is om nakoming van haar verplichtingen op grond van deze Verwerkersovereenkomst aan te tonen. Klant zal de in redelijkheid gemaakte kosten die Studytube voor informatieverschaffing maakt, volledig vergoeden.
10.2 Klant heeft het recht de verwerkingsactiviteiten en de genomen technische en organisatorische maatregelen te laten controleren door een onafhankelijke, gerenommeerde auditeur. Klant zal deze audits beperkt houden tot eenmaal per kalenderjaar, tenzij er een dringende noodzaak is audits vaker uit te voeren. Studytube zal medewerking verlenen aan de audits en de ingeschakelde auditeur toelaten zodat de audit daadwerkelijk uitgevoerd kan worden. De kosten van de audit worden gedragen door Klant. Klant zal de audit slechts laten uitvoeren na een voorafgaande kennisgevingsperiode aan Studytube van twee weken.

Artikel 11 Vrijwaring en Aansprakelijkheid
11.1 Klant garandeert aan Studytube dat Klant volledig gerechtigd en bevoegd is Persoonsgegevens van Gebruikers aan Studytube te verstrekken en te laten verwerken zoals overeengekomen. Klant vrijwaart Studytube volledig voor alle aanspraken van derden die op enige wijze verband houden met het niet of niet volledig naleven van deze garantie, en voor alle daarmee verband houdende schade en kosten, waaronder de volledige advocaatkosten.
11.2 Studytube is niet verantwoordelijk noch aansprakelijk voor enige Verwerkingen van Persoonsgegevens die buiten het bereik van deze Verwerkersovereenkomst vallen, waaronder de verzameling van Persoonsgegevens door Klant, Verwerkingen voor doeleinden die niet door Klant aan Studytube zijn vermeld en/of Verwerkingen door derden.
11.3 Klant vrijwaart Studytube volledig voor alle aanspraken van derden in verband met de uitvoering van deze Verwerkersovereenkomst, en voor alle daarmee verband houdende schade en kosten, waaronder de volledige advocaatkosten, tenzij Klant aantoont dat deze aanspraken een gevolg zijn van een toerekenbare tekortkoming van Studytube in de nakoming van haar verplichtingen uit deze Verwerkersovereenkomst of van niet-naleving van voorschriften die specifiek gericht zijn tot Studytube bij of krachtens de AVG.
11.4 Studytube is jegens Klant aansprakelijk voor directe schade als gevolg van een aan hem toerekenbare en aantoonbare tekortkoming in de nakoming van zijn verplichtingen zoals op hem rusten ingevolge de AVG met inachtneming van hetgeen Partijen in de Overeenkomst over aansprakelijkheid zijn overeengekomen.

Artikel 12 Duur en beëindiging
12.1 Deze Verwerkersovereenkomst is van toepassing zolang Studytube in verband met de Overeenkomst Persoonsgegevens verwerkt.
12.2 Na beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst blijven de bepalingen die naar hun aard bestemd zijn om ook nadien van kracht te zijn, waaronder begrepen de bepalingen betreffende de geheimhoudingsverplichting, de aansprakelijkheid en vrijwaring en het toepasselijk recht, onverminderd van kracht.

Artikel 13 Bewaartermijnen, teruggave en vernietiging van Persoonsgegevens
13.1 Studytube bewaart de Persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk (i) voor uitvoering van de Overeenkomst, (ii) indien tussen Partijen een bewaartermijn is overeengekomen, niet langer dan deze termijn of (iii) om een op Studytube rustende wettelijke verplichting na te komen.
13.2 Bij beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst, op schriftelijk verzoek van Klant of, indien van toepassing, aan het einde van de overeengekomen bewaartermijn, zal Studytube kosteloos de Persoonsgegevens, naar keuze van Klant, wissen of teruggeven aan Klant. Op schriftelijk verzoek van Klant verstrekt Studytube bewijs van het feit dat de Persoonsgegevens vernietigd of verwijderd zijn. Indien teruggave, vernietiging of verwijdering niet mogelijk is, stelt Studytube Klant daarvan onmiddellijk op de hoogte. In dat geval garandeert Studytube dat zij de Persoonsgegevens vertrouwelijk zal behandelen en niet langer zal verwerken.
13.3 Studytube maakt back-ups van het Platform en van alle Persoonsgegevens die zich daarop bevinden. Het is niet mogelijk Persoonsgegevens te verwijderen uit reeds gemaakte back-ups. Back-ups worden bewaard gedurende dertien maanden. Alle back-ups van Persoonsgegevens zullen dus uiterlijk dertien maanden na beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst worden vernietigd of verwijderd.
13.4 Studytube heeft het recht Persoonsgegevens te anonimiseren en de geanonimiseerde data te bewaren, ook na beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst.
13.5 Na beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst zal Studytube alle Subverwerkers en alle derden die betrokken zijn bij het verwerken van de Persoonsgegevens op de hoogte brengen van de beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst. De verplichtingen uit artikel 13.2 zijn van overeenkomstige toepassing op deze derden. Studytube zal waarborgen dat alle betrokken Subverwerkers en derden hieraan uitvoering zullen geven.

Artikel 14 Slotbepalingen
14.1 Wijzigingen of aanvullingen van deze Verwerkersovereenkomst worden tussen Partijen schriftelijk overeengekomen.
14.2 Op deze Verwerkersovereenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen voortvloeiend uit of samenhangend met deze Verwerkersovereenkomst worden bij uitsluiting voorgelegd aan de rechter die bevoegd is kennis te nemen van geschillen inzake de Overeenkomst.

Ga terug naar juridische documentatie