Learning management system (LMS)

Alle informatie die je moet weten over een LMS! Scroll verder of spring direct naar het onderdeel dat jou het meest interesseert:
Hoofdstuk 1

Wat is een LMS?

Een learning management system (LMS) is software die helpt alle leeractiviteiten en trainingen binnen een organisatie te beheren. Een LMS wordt vaak benut voor het beheer van de administratie, documentatie, tracking en rapportage van leren binnen de organisatie. Denk hierbij aan het uitnodigen van medewerkers of inzicht krijgen in rapportages over lopende of afgeronde trainingen.

Daarnaast biedt een LMS een platform voor het aanbieden van online, klassikale en blended trainingen en micro-learnings. Zo helpt een LMS ook bij het krijgen van grip op de leerprocessen binnen een organisatie.

Om beter te begrijpen welke functie een LMS vervult, toont onderstaande afbeelding een typisch leerlandschap binnen organisaties: het leerplatform. Over het algemeen bestaat dit uit een leeromgeving met trainingen en een onderdeel voor beheer en administratie.

leerplatform - studytubeDe bovenkant van de afbeelding toont de leeromgeving, vormgegeven als online academy. Dit is het gedeelte waarin medewerkers bezig zijn met leren en ontwikkelen. Dit is het portaal waarop zij inloggen en trainingen zoeken, boeken en volgen.

De leerervaring en het leeraanbod in de online academy worden beheerd in het learning management systeem: oftewel het ‘beheer- en administratiesysteem’. Hier wordt onder andere het leeraanbod beheerd en worden leeractiviteiten bijgehouden en geanalyseerd met rapportages over het leerrendement.

Hoofdstuk 2

Voor wie is een LMS bedoeld?

In principe is een LMS bedoeld voor de afdeling HR en/of L&D en managers binnen een organisatie. Dat geldt voor alle organisaties die leren en ontwikkelen goed willen organiseren en grip willen hebben op de opleidingskosten, het budget en trainingsaanbod.

Binnen het LMS zijn verschillende rollen te verdelen: beheerder, manager, trainer en medewerker. Deze rollen hangen samen met de bevoegdheden van gebruikers op het platform. Wat de rollen en gebruikersrechten precies inhouden, lees je in onze blog Rollen beheren met een learning management systeem: hoe werkt het?

Hoofdstuk 3

Wat kun je met een LMS?

Er zijn verschillende soorten learning management systemen. De functionaliteit en toepassingen verschillen per systeem. Grofweg zijn ze in drie categorieën te verdelen: het LMS voor 1) online trainingen, 2) klassikale trainingen en 3) een volledig geïntegreerd LMS. In onze blog 3 Typen learning management systemen leggen wij het verschil uit.

Kijkend naar de specifieke functionaliteiten van een LMS zijn er deze hoofdactiviteiten:

1.1 Beheren van medewerkersinformatie

Een LMS is te integreren met vrijwel ieder ander HR-systeem, waardoor altijd te werken is met een actueel medewerkersbestand. Om dit overzichtelijk te houden, biedt een LMS de mogelijkheid om medewerkers in teams te plaatsen. Als nieuwe medewerkers in het systeem worden toegevoegd, kunnen zij automatisch een uitnodiging krijgen voor de online academy.

1.2 Beheren van het leeraanbod

Met een LMS is ook het leeraanbod te beheren. Zo kan gemakkelijk een leeraanbod naar wens worden samengesteld, waarbij een combinatie mogelijk is van online, klassikale en blended trainingen. Sommige LMS’en hebben ook de mogelijkheid microlearnings toe te voegen in de vorm van bijvoorbeeld artikelen, instructievideo’s of case studies. Daarnaast vergemakkelijkt een LMS het aanmaken en beheren van interne of externe events. Denk aan het uitnodigen of inschrijven voor workshops of seminars.  

1.3 Beheren van de budgetten

Een belangrijk onderdeel rond training en opleiden binnen organisaties is het beheren van de opleidingsbudgetten. Budgetteren via een LMS geeft de mogelijkheid om een persoonlijke leerrekening in te stellen per medewerker of team. Daar kan vervolgens een accorderingsroute aan gekoppeld worden om een budget-check te doen (handmatig of automatisch). Zo worden budgetoverschrijdingen voorkomen en ontstaat beter inzicht in de uitgaven. Ook helpt een LMS met de budgettering van de inkoop van trainingen.

2. Sturen van leeractiviteiten onder medewerkers

Behalve de technische ondersteuning en het automatiseren van administratieve handelingen, kan een LMS ook worden ingezet binnen de HR-gesprekscyclus. Bijvoorbeeld door feedback uit evaluatiegesprekken te vertalen naar een leerlijn met passende trainingen. In het systeem kunnen HR-professionals of managers deze leerlijnen en specifieke leerinterventies (zoals certificering of assessments) aanmaken en toewijzen aan personen of teams. Vervolgens zijn de activiteiten en ontwikkelingen te monitoren en leerresultaten te meten (bijvoorbeeld het aantal behaalde certificaten).

Hoofdstuk 4

Bij welke uitdagingen helpt een LMS?

Het hoofddoel van een LMS is het verkrijgen van grip op leerprocessen, budgetten en kosten. Waarom is dat tegenwoordig zo belangrijk?

Het innoverend vermogen van een organisatie wordt sterk bepaald door de mate waarin kennis en vaardigheden van medewerkers meebewegen met de steeds snellere ontwikkelingen van de markt. HR en L&D staan voor de uitdaging om medewerkers de noodzaak van continue persoonlijke ontwikkeling in te laten zien en de betrokkenheid onder medewerkers te genereren. Een LMS vergemakkelijkt deze opgave. Medewerkers begeleiden in hun carrière kan door leren te koppelen aan de benodigde vaardigheden en de ambities van medewerkers. Daarmee kan gemakkelijk actief gestuurd worden op leren en de juiste balans geboden worden tussen vrije keuze en verplichte trainingen.

Naast het motiveren en stimuleren van medewerkers wordt HR en L&D ook geacht te kunnen verantwoorden hoe hun bestedingen bijdragen aan kennisontwikkeling binnen de organisatie.

Dat komt mede door de groeiende vraag naar opleidingen, toenemende investeringen op dit gebied en de toename van beschikbaar leeraanbod en leervormen. Dat vereist rapportages om meer grip te krijgen op het opleidingshuis en haar kosten. Het management verwacht rapportages die het leerrendement binnen de organisatie inzichtelijk maken. Met een LMS beschik je in een handomdraai over de juiste rapporten en inzichten.

Hoofdstuk 5

Hoe kies je een LMS?

Als je goed weet wat een LMS is, hoe het werkt en waarom je een LMS nodig hebt, ben je eraan toe om het beste LMS voor jouw organisatie te kiezen. Oftewel de hamvraag: hoe kies je een LMS?

Om te helpen bij dit keuzeproces ontwikkelden wij een stappenplan en een checklist, die aangeeft waar een LMS aan moet voldoen.

Een belangrijke vraag om over na te denken is bijvoorbeeld wie meegenomen wordt in het beslissingsproces. Oftewel: welke personen hebben invloed op het LMS dat gekozen wordt en welke rol spelen zij in het keuzeproces? Een logische stap is om HR hierbij te betrekken, maar vergeet ook vooral de rol van de eindgebruiker niet! Het gaat uiteindelijk om de gebruikerservaring van zowel de HR-manager (of beheerder) en de lerende medewerker.

Zodra een ‘werkgroep’ gevormd is, bedenk dan waar een LMS voor jouw organisatie aan moet voldoen. Zoeken jullie een SaaS of juist een Open Source oplossing? Welke functionaliteiten zijn essentieel? Is het belangrijk dat het LMS een accorderingsflow voor openlijnstrainingen heeft of ook incompany trainingen kan verwerken? Is budgettering voor jullie cruciaal?

Zodra helder is waar een LMS aan moet voldoen en een aantal learning management systemen zijn bekeken, is de volgende stap om naar het implementatieproces te kijken. De aanschaf is slechts een klein onderdeel van het gehele proces is. Met het implementatieproces staat of kraakt de adoptie en dus het gebruik van het zorgvuldig uitgekozen LMS.

Hoofdstuk 6

Veelgestelde vragen

Voor wie is een LMS bedoeld?

Een learning management system (LMS) is bedoeld voor elke organisatie - ongeacht grootte, branche of het opleidingsniveau van medewerkers - die training en ontwikkeling voor medewerkers beschikbaar wil maken en daarbij grip wil hebben op de opleidingskosten, het opleidingsbudget en het trainingsaanbod.

Waar kun je een LMS voor inzetten?

Grofweg is een Learning Management Systeem (LMS) inzetbaar voor het beheren van medewerkersinformatie, het leeraanbod en de opleidingsbudgetten. Daarnaast biedt een LMS ondersteuning bij het sturen van medewerkers in hun leeractiviteiten.

Hoe belangrijk is gebruiksvriendelijkheid voor een LMS?

Om leerdrempels te verlagen en gelet op de veranderende verwachtingen van (de nieuwe generatie) medewerkers is gebruiksvriendelijkheid zeer belangrijk voor een LMS. Wees daarom voorzichtig met ingewikkelde (procesgedreven) systemen en kies voor een intuïtief en gemakkelijk te gebruiken systeem.

Kan ik een online academy naar eigen huisstijl inrichten?

Het is zeker mogelijk om de eigen online academy de ‘look and feel’ van de organisatie te geven, compleet met het eigen logo en kleurenpalet van de organisatie.

Welke rapportagemogelijkheden heb ik?

Een LMS biedt realtime rapportages. Zo ben je altijd op de hoogte van alle leeractiviteiten binnen de organisatie. Rapportages kunnen op verschillende niveaus worden samengesteld. Denk bijvoorbeeld aan organisatie-, team- of businessunit-, individueel-, functie- of competentieniveau. Daarnaast kunnen ook geavanceerde rapportages op maat worden gemaakt.

Kan ik een LMS koppelen aan mijn bestaande (HR-)systemen?

Met een REST API kunnen veel koppelingen met andere systemen worden gemaakt, zoals bijvoorbeeld van AFAS, Raet of Sap. Al deze koppelingen zijn over het algemeen ontwikkeld met een LTI-koppeling, waarmee de voortgang van medewerkers eenvoudig kan worden uitgewisseld.

Kan ik online en klassikale trainingen aanbieden met een LMS?

Een LMS staat vaak verschillende leerinterventies toe. Denk hierbij aan online, klassikale of blended trainingen, maar ook aan informatieve en inspirerende micro-learnings. De trainingen en micro-learnings kunnen eigen trainingen zijn of via externe partijen worden aangeboden.

Kan ik eigen of externe online trainingen importeren in een LMS?

Ja dat kan zeker, zolang de trainingen in SCORM of TIN CAN format beschikbaar zijn.

Kan ik certificaten beheren in een LMS?

Het is mogelijk te examineren en certificeren, waarbij de resultaten en certificaten realtime beschikbaar komen. Medewerkers kunnen per afgeronde training een certificaat ontvangen dat digitaal beschikbaar is en ook te downloaden of printen is.

Kan ik leerlijnen aanmaken en die aan individuele medewerkers of groepen toewijzen?

Ja, het is zeker mogelijk zelf leerlijnen te ontwikkelen, wijzigen en toe te wijzen aan (groepen) medewerkers. Leerlijnen kunnen online trainingen, klassikale trainingen, micro-learnings en events bevatten. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om de leerlijnen te evalueren.