Kennisdeling en -borging is belangrijk voor organisaties. Het draagt namelijk bij aan risicovermindering, innovatie, continuïteit, productiviteitsverhoging én betere samenwerking. Maar niet iedereen weet al hoe je kennis effectief stimuleert. Wil jij brain drain voorkomen in jouw bedrijf en tegelijkertijd de opleidingskosten verlagen? Met de onderstaande 5 tips maak je van kennisdeling en -borging een gewoonte.
Zonder kennisuitwisseling boek je als organisatie geen vooruitgang. Door kennisdeling te stimuleren, kun je er namelijk voor zorgen dat je medewerkers beter presteren, efficiënter werken en betere resultaten behalen. Toch is het effectief delen en borgen van kennis voor veel bedrijven nog een grote uitdaging. Expertise lijkt soms zelfs zo moeilijk te ‘vangen’, dat de oplossing voor kennisgroei en -ontwikkeling hoofdzakelijk of zelfs vrijwel uitsluitend extern wordt gezocht.
Zonde, denken wij bij Studytube. Want hoewel de waarde van externe expertise groot is, leidt het niet optimaal benutten of zelfs verliezen van interne kennis tot onnodige kosten. Door dit artikel te lezen, zet jij in elk geval alvast een stap in de juiste richting. Kennisdeling stimuleren en expertise behouden doe je zo:
Tip 1: Maak gebruik van technologie
Met de juiste tools maak je van kennisdeling een ‘no-brainer’. Zorg er bij de selectie van technologische hulpmiddelen wel voor dat je scherp voor ogen hebt welke processen binnen kennisdeling je makkelijker wilt maken. Voor communicatie over kennis en het stimuleren van kennisdeling kun je bijvoorbeeld profiteren van een intranet, een digitale bibliotheek, of een samenwerkings- of leerplatform. Een combinatie kan natuurlijk ook. Maar let op: hoe centraler je kennisdeling en -borging organiseert, hoe eenvoudiger het wordt voor jouw medewerkers. Kies dus bij voorkeur voor een centrale tool voor het delen en borgen en gebruik andere middelen om die tool vervolgens met regelmaat onder de aandacht te brengen.
Tip 2: Organiseer kennisdelingssessies
Wil je meer (laten) uitwisselen in jouw organisatie? Investeer dan in jouw organisatieskills! Door regelmatig bijeenkomsten te organiseren waarin medewerkers hun kennis en expertise kunnen delen met collega’s, wordt uitwisseling namelijk sneller een gewoonte. Denk bijvoorbeeld aan presentaties, Townhall meetings, workshops of informele gesprekken. Met een handig leerplatform kun je deze sessies vervolgens snel en zelfs (deels) geautomatiseerd delen met bepaalde groepen medewerkers. In het ideale geval kun jij hierop namelijk in een paar klikken een event aanmaken en deze toewijzen aan de collega’s die jij hiervoor wilt uitnodigen.
Tip 3: Moedig samenwerking aan
Samenwerking staat aan de basis van elke vorm van kennisuitwisseling. Je kunt samenwerking tussen medewerkers stimuleren door bijvoorbeeld multidisciplinaire teams en projectgroepen te creëren. Hierdoor worden verschillende perspectieven en ideeën gecombineerd en kan er gezamenlijk aan oplossingen worden gewerkt.
Wanneer samenwerken een gewoonte is, wordt het minder spannend om kennis uit te wisselen. Door dit ook over teams heen aan te moedigen, voorkom je bovendien het ontstaan van silo’s in je organisatie.
Tip 4: Maak kennisdeling onderdeel van het dagelijkse werk
Zorg ervoor dat kennisdeling en -borging onderdeel uitmaken van de dagelijkse werkzaamheden. Dit kan bijvoorbeeld door medewerkers te stimuleren om hun ervaringen te delen, goede praktijken te documenteren en hun kennis te verspreiden onder collega's. Beloon medewerkers ook wanneer zij dit goed doen en doe dit publiekelijk. Bijvoorbeeld door een ‘kennisdeler van de maand’ bekend te maken via jouw intranet.
Maar als je van kennisdeling een gewoonte wilt maken, is het vooral belangrijk om het in verschillende werkprocessen standaard te integreren. Wordt er bijvoorbeeld een nieuwe werkstroom aangemaakt? Zorg er dan voor dat deze direct op een vaste plek wordt gedocumenteerd zodat elke bestaande en toekomstige medewerker ieder werkproces snel en eenvoudig terug kan vinden.
Een andere voorwaarde voor integratie van kennisdeling en -borging in het dagelijkse werk is dat medewerkers een positieve mindset ten opzichte van leren en kennisuitwisseling aannemen. Je hebt daarvoor onder andere een stevige leercultuur nodig. Wil je specifiek deze uitdaging aanpakken? Lees dan ook “De grootste uitdaging rondom kennisdeling in organisaties en hoe je deze oplost”.
Tip 5: Bied opleidingsmogelijkheden
Zorg ervoor dat medewerkers de mogelijkheid hebben om zich verder te ontwikkelen en nieuwe kennis op te doen. Dit kan door het aanbieden van trainingen, workshops of door het faciliteren van externe opleidingen. Je kunt dit optimaal faciliteren door te investeren in een leerplatform waar alle leermogelijkheden op één centrale plek aan jouw medewerkers worden gepresenteerd. Door te investeren in de ontwikkeling van medewerkers, stimuleer je ook de kennisdeling binnen de organisatie. Je laat hiermee namelijk zien dat je de ontwikkeling van kennis en vaardigheden belangrijk vindt en dat continu leren en ontwikkelen de normaalste gang van zaken is.
Meer leren over hoe je kennisdeling en -borging stimuleert?
Tijdens het webinar “Waarom kennisdeling en -borging absolute noodzaak is” op 11 mei om 11 uur leer je:
- Hoe je informatie centraal beschikbaar en makkelijk toegankelijk maakt;
- Hoe je ervoor zorgt dat kennis niet verloren gaat, zelfs niet als medewerkers vertrekken;
- Hoe je inspeelt op de verschillende kennisbehoeftes van medewerkers en generaties, zoals Gen Z;
- En hoe efficiënte kennisdeling en -borging er in de praktijk uitziet.
