Hoe kennis in jouw organisatie wordt gedeeld en geborgd, kun je anno 2023 niet langer aan het toeval overlaten. Effectieve kennisdeling is namelijk een van de belangrijkste voorwaarden voor groei en succes. Zowel voor werknemers als werkgevers. Daarom delen we hier de zeven strategieën om van kennismanagement in jouw organisatie een van jullie sterkste punten te maken.
1. Het creëren van een cultuur van kennisdeling
Voor effectief kennismanagement heb je de medewerking van je werknemers nodig. Daarom is het belangrijk dat je hen continu aanmoedigt om hun kennis en ervaringen te delen. Dat doe je bijvoorbeeld door zelf het goede voorbeeld te geven (vanuit het leiderschapsteam), door belonings- en erkenningssystemen te creëren voor kennisdeling, en door het belang van kennisdeling te benadrukken in bedrijfsdoelstellingen.
Medewerkers moeten zich bovenal vrij voelen om ideeën en kennis te delen zonder angst voor kritiek of negatieve reacties. Organiseer daarom bijvoorbeeld regelmatig feedbacksessies om de onderlinge communicatie te verbeteren en ideeën te delen. Je kunt ook trainingen aanbieden over effectieve communicatie, interpersoonlijke vaardigheden en het belang van kennisdeling.
Ten slotte helpt een goede infrastructuur ook. Maak het je medewerkers makkelijk met de juiste technologie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het gebruik van interne forums of een intranet en een online leerplatform waarop je medewerkers eenvoudig hun eigen expertise kunnen delen in een digitale training.
2. Kennis mapping
Kennis mapping is een proces waarbij je de kennisgebieden en -bronnen in je organisatie identificeert om een beter begrip te krijgen van wat er al voorhanden is en waar nog kennis ontbreekt. Zodra de essentiële kennisgebieden duidelijk zijn en de bronnen geëvalueerd, dien je deze goed in kaart te brengen. Dit kan bijvoorbeeld via kennismanagementsoftware of een database.
Het doel van kennis mapping is om een visueel overzicht te krijgen van alle beschikbare kennis en hoe deze zich verhoudt tot de kennisbehoeften van je organisatie. Zo zie je snel waar nog kennislacunes bestaan. Dit kan vervolgens helpen bij het prioriteren van de ontwikkeling van nieuwe kennisgebieden en het vaststellen van de juiste opleidingen en ontwikkelingsprogramma's voor je medewerkers.
3. Communities of practice
Communities of practice zijn groepen mensen binnen een organisatie die een gedeelde interesse hebben in een bepaald kennisgebied en die hun kennis en ervaringen delen om hun expertise te vergroten. Deze mensen bij elkaar brengen is een effectieve manier om best practices te delen en te verspreiden binnen je organisatie.
Communities of practice helpen bij het verbeteren van de kwaliteit van het werk en het verhogen van de efficiëntie en effectiviteit van de organisatie. Ze kunnen daarnaast ook helpen bij het stimuleren van innovatie. Door de interactie tussen medewerkers worden namelijk nieuwe ideeën gegenereerd. Dit kan helpen bij het verbeteren van processen en het vergroten van de innovatiekracht van jouw organisatie.
4. Kennisdelingsplatforms inzetten
Voor effectief kennismanagement heb je de juiste tools nodig. Gelukkig zijn er veel verschillende platforms die je kunt inzetten. Denk bijvoorbeeld aan:
- Intranet: een intranetplatform is gemaakt voor kennisdeling. Met forums, discussieborden, blogs, wikis en andere tools, kun je er naast het delen van kennis vanuit de organisatie, ook voor zorgen dat medewerkers hier delen wat zij in huis hebben en weten over hun vakgebied.
- Social media: Ook platforms als LinkedIn, Facebook en Twitter kan je inzetten voor kennisdeling. Je kunt bijvoorbeeld groepen op LinkedIn creëren waarin medewerkers hun kennis en ervaringen kunnen delen. Dit kunnen ook besloten groepen zijn. Maar je kunt ook de expertise van jouw organisatie etaleren door medewerkers publiekelijk een podium te bieden om wat te vertellen over hun projecten, bevindingen en successen.
- E-Learning: e-learning-platforms zijn bij uitstek geschikt voor kennisdeling. Met behulp van digitale cursussen, trainingen en webinars kunnen medewerkers hun kennis en vaardigheden ontwikkelen en delen met anderen. Hierbij is de gebruiksvriendelijkheid van het platform belangrijk. Het moet makkelijk zijn om je kennis in een e-learning te vatten. Studytube heeft daarvoor bijvoorbeeld de Auteurstool ontwikkeld. Hier kan iedereen stap voor stap een training aanmaken, ook als dit voor hen de allereerste keer is.
- Collaboration tools: Collaboration tools zoals Confluence, Microsoft Teams, Slack, en Google Drive kunnen ook worden gebruikt voor kennisdeling. Medewerkers kunnen hier documenten delen en gemakkelijk samenwerken aan projecten.
5. AI benutten
Artificial Intelligence (AI) kan je ook op verschillende manieren benutten voor effectief kennismanagement. Je kunt het bijvoorbeeld handig inzetten bij kennis mapping. Zo kun je AI zoek- en classificatiefuncties laten verbeteren voor het vinden, categoriseren en ordenen van informatie. Je kunt het tekst, afbeeldingen, video's en andere media binnen je organisatie laten analyseren. En AI kan gepersonaliseerde aanbevelingen voor informatie of trainingen doen op basis van de interesses en behoeften van individuele medewerkers, zoals dit binnen het leerplatform van Studytube ook gebeurt.
De meest voor de hand liggende functie voor AI binnen kennismanagement, is waarschijnlijk het automatiseren van bepaalde taken, zoals het beheren van documenten en informatie. Dit biedt medewerkers meer tijd om zich te richten op kenniscreatie en -deling. Maar je kunt AI bijvoorbeeld ook gebruiken om chatbots te creëren. Deze kunnen vervolgens helpen bij het beantwoorden van vragen en het verstrekken van informatie. Dit alles kan de efficiëntie en snelheid van kennisdeling verbeteren.
Er zijn wel wat mitsen en maren. Om AI effectief te benutten binnen kennismanagement is het belangrijk om te zorgen voor goede datakwaliteit en data-analysevaardigheden binnen de organisatie. Daarnaast is het belangrijk om te zorgen voor goede governance en beheer van AI-toepassingen om de privacy en veiligheid van gegevens te waarborgen. Je zult je medewerkers ten slotte ook moeten leren hoe zij optimaal van AI gebruik kunnen maken, bijvoorbeeld bij het creëren van leerinhoud of voor het vereenvoudigen en automatiseren van processen.
6. Training en ontwikkeling
Training en ontwikkeling zijn van onschatbare waarde voor effectief kennismanagement binnen organisaties. Dit komt doordat het trainen en ontwikkelen van medewerkers gericht op het delen en toepassen van kennis bijdraagt aan het opbouwen van een lerende organisatie. Een lerende organisatie is in staat om zich aan te passen aan veranderende omstandigheden en om te innoveren.
Wie training en ontwikkeling voor zijn medewerkers effectief wil stimuleren, dient daarvoor een strategisch leerbeleid op te stellen. Om jouw medewerkers vervolgens aan de slag te krijgen met de juiste ontwikkelingsmogelijkheden, heb je tools nodig die hen daarin optimaal ondersteunen. Met het leerplatform van Studytube zorg je voor een centrale plek voor leren en ontwikkelen. Hier kunnen medewerkers direct starten met de meest relevante online trainingen en inspirerende masterclasses of op zoek naar bijvoorbeeld een geschikte interne workshop of externe opleiding. Je medewerkers kunnen hier bovendien ook eenvoudig hun eigen kennis in een digitale training gieten. Zo stimuleer je kennisborging en -deling op de meest gebruiksvriendelijke manier.
7. Kennismanagementbeleid
Kennismanagementbeleid is gericht is op het effectief beheren, delen en toepassen van kennis en informatie. Het doel hiervan is om ervoor te zorgen dat jouw organisatie over de juiste kennis en expertise beschikt om haar doelen te bereiken, de kwaliteit van producten of diensten te verbeteren, en innovatie te stimuleren.
Kennis mapping is een belangrijke eerste stap in het formuleren van jouw kennismanagementbeleid. Daarna zul je hiervoor kennismanagementdoelen op moeten stellen. Wat zijn de concrete doelen voor het beheren, delen en toepassen van kennis en informatie binnen de organisatie? Door vervolgens bijpassende kennismanagementstrategieën te kiezen, zoals het stimuleren van kennisdeling door middel van communities of practice, kennisontwikkeling door middel van opleidingen en trainingen, of het faciliteren van kennisoverdracht bij het vertrek van medewerkers, maak je je beleid specifiek.
In de implementatiefase van jouw kennismanagementbeleid ga je onder andere systemen en processen inrichten om kennisbeheer en kennisdeling te ondersteunen, een cultuur van kennisdeling en samenwerking stimuleren, en de resultaten van het beleid monitoren om waar nodig bij te sturen.
Aan de slag?
Het implementeren van de bovenstaande zeven kennismanagementstrategieën vergroot de waarde van kennis en expertise in jouw organisatie en stelt je in staat beter in te spelen op veranderingen en uitdagingen. Wil je meer leren over optimaal kennismanagement?
Download dan ons nieuwe e-book ‘Het borgen en delen van kennis efficiënt en centraal georganiseerd’ of neem contact op en ontdek hoe Studytube jouw organisatie hiermee kan helpen.
