“Kennis is macht.” Het is een bekende uitspraak van een welbespraakte man, Kofi Annan én een interessante uitspraak om op jouw organisatie te betrekken. Want, hoe beheert en verspreidt jouw organisatie kennis? Lees in deze blog hoe een learning management system (LMS) meer doet dan alleen het faciliteren van online leermogelijkheden. Het systeem helpt namelijk ook bij het kennismanagement binnen de organisatie.“Knowledge is power. Information is liberating. Education is the premise of progress, in every society, in every family" - Kofi Annan.
Wat is kennismanagement?
Bombardementen aan nieuwe informatie maken het steeds moeilijker om de juiste informatie te verkrijgen en behouden binnen. Je hebt tegenwoordig een dagtaak aan het bijblijven met de nieuwe ontwikkelingen in de maatschappij, nieuwe inzichten in de branche en de continue stroom aan andere content. Dit maakt het managen van kennis belangrijker dan ooit. Maar wat verstaan we onder deze term?
Kennismanagement richt zich op: 1. het beheersen van de processen waarmee kennis wordt benut in jouw organisatie, 2. het importeren, vastleggen, verspreiden, verder ontwikkelen en combineren van nieuwe kennis, en 3. het verwijderen van verouderde kennis.
Hoe je het managen van kennis verbetert met een LMS
Wat heeft het beheren van informatie met een learning management system te maken? Met deze blog wil ik duidelijk maken dat een LMS meer is dan alleen een platform voor het aanbieden van (online) trainingen of het volgen en beheren van resultaten. Het systeem functioneert ook als communicatieplatform om kennis op te verzamelen, vastleggen en samen te voegen. Om het kennismanagement optimaal voor elkaar te krijgen, geef ik je 4 tips.
Tip 1: Creëer een centrale plek om kennis te delen
Zorg dat alle kennis binnen jouw organisatie centraal te vinden en te delen is. Gebruik hiervoor één platform. Zo heb je en bewaar je het overzicht. Daarnaast vinden medewerkers snel hun benodigde informatie en bouw je als organisatie een intellectueel kapitaal.
Maar, hoe krijg je alle informatie op één plek? Begin met het verzamelen van alle beschikbare informatie binnen jouw organisatie. Welke platformen gebruiken medewerkers om kennis op te bewaren? Kijk hierbij niet alleen naar jouw eigen afdeling, maar organisatiebreed. Wellicht gebruikt de ene afdeling Google Drive, een andere Dropbox, terwijl een derde liever alles opslaat op het intranet. Ga ook na hoe men communiceert met elkaar. Welke communicatiekanalen gebruiken ze op dit moment? Denk aan e-mail, sociale netwerken, het intranet of misschien wel je huidige learning management system.
Heb je dit in kaart gebracht? Dan is alles centraliseren de volgende stap. Gebruik hiervoor een gebruiksvriendelijk en flexibel systeem. Een LMS dat alleen online leerfaciliteiten biedt, is dus niet toereikend genoeg. Je wilt dat het systeem jou in staat stelt een leercultuur te creëren.
Tip 2: Bouw aan een leercultuur door je publiek te vergroten
Een leercultuur ontstaat niet zomaar. Het hebben van het juiste platform alleen is niet genoeg. Belangrijk is je te richten op het veranderen van het gedrag binnen de organisatie. Dit doe je door kennisdeling onderdeel te maken van de organisatiecultuur. Om dit van de grond te krijgen is het belangrijk iedereen te betrekken bij dit proces. Van CEO tot stagiaire.
Hoe je deze betrokkenheid creëert, is natuurlijk de grootste vraag. Helaas is hier geen eenduidig antwoord voor. Maar, er zijn verschillende manieren om jouw leerplatform aantrekkelijker te maken. Een voorbeeld hiervan is gamification. Dit is het toepassen van speltechnieken en elementen in een omgeving zonder spelcontext. Denk hierbij aan het toekennen van punten of badges. Het bieden van zulke virtuele beloningen speelt in op de menselijke verzameldrang. Daarnaast zorgt het toevoegen van een scorelijst voor een vriendelijke competitie. Andere manieren om de betrokkenheid te verhogen zijn sociale eigenschappen, zoals een persoonlijk nieuwsoverzicht, agendafuncties of mogelijkheden om aanbevelingen aan anderen te doen.
Ook kun je mensen een gepersonaliseerde pagina laten maken. Deze pagina dient als portfolio waarop medewerkers hun werk presenteren en hun kennis delen met anderen. Een optie zoals deze stimuleert verdere ontwikkeling en laat de waarde zien van kennisdeling.
Tip 3: Bouw intellectueel kapitaal binnen de organisatie
Heb je iedereen bij het leerplatform betrokken en een leercultuur gecreëerd? Dan is de volgende stap het beoordelen op relevantie van de huidige interne kennis. Belangrijk hierin is het vinden en optimaal gebruiken van experts binnen de organisatie.
Hier ligt ook gelijk de uitdaging. Sommige experts weten namelijk niet dat zij experts zijn. Een LMS helpt jou om hen te vinden. Zo maakt het systeem bijvoorbeeld inzichtelijk wie vragen beantwoordt in de chatconversaties van online trainingen. Dit schept een beeld van wie de kennis heeft, maar bovenal wie deze kennis met collega’s wil delen om hen verder te helpen.
Heb je de experts gevonden, dan is het belangrijk dat anderen hen ook vinden. Creëer een aparte plek voor experts zodat andere medewerkers hen gemakkelijk opsporen en benaderen met vragen. Daarnaast zorgt een expertstatus op het platform voor een extra stimulatie voor anderen. Weten dat je de status ‘expert’ kunt verdienen, werkt door in het willen delen van kennis.
Tip 4: Realiseer een continu proces van kennisdeling
Je bent nog niet klaar na het implementeren van het platform, het realiseren van een leercultuur en het creëren van betrokkenheid. Kennismanagement is een doorlopend proces. De content (inhoud) moet continu actueel worden gehouden in deze voortdurend veranderende maatschappij. Betrek en gebruik je medewerkers hiervoor. Zij werken dagelijks met de kennis en zijn dus jouw beste contentbewakers.
Voeg een waarderingssysteem en feedback opties toe. Op deze manier kunnen werknemers aangeven hoe relevant de kennis en leermiddelen zijn. Daardoor concludeer je snel en op elk moment of de huidige content verouderd is.
Als laatste wil ik je graag meegeven dat mensen vragen hun kennis te delen de makkelijkste manier is. Content door gebruikers gegenereerd voegt waarde toe aan het trainingsprogramma en verhoogt het gevoel van eigenaarschap binnen de organisatie.
Check hier welke mogelijkheden een LMS biedt
Wil je meer weten over de functionaliteiten van een learning management system? Bekijk onze pagina waarop je alles leest over wat jij moet weten over het systeem. Je vindt de pagina hier. Ook hebben we een uitgebreide lijst gemaakt met eisen die jij aan een LMS kunt stellen. Met deze lijst bieden wij je ondersteuning bij het kiezen van het juiste systeem voor jouw organisatie. Download de checklist via de downloadknop hieronder.
