Kiezen van een LMS: Het UX perspectief

Steeds meer organisaties zijn van plan om van learning management system (LMS) te veranderen. Een prominente reden hiervoor is een duidelijke ontevredenheid over de gebruikerservaring van het LMS. Hierbij is de gebruikerservaring vanuit twee perspectieven te benaderen; zowel vanuit de HR-manager of beheerder en vanuit de medewerker. In dit artikel leggen we uit hoe belangrijk de gebruikerservaring is en bespreken we waar je vanuit het gebruikersperspectief op moet letten bij het kiezen van een LMS.

Wat bedoelen we met gebruikerservaring?

Gebruikerservaring noemen we ook wel user experience (UX). De UX refereert aan de ervaring of verwachte ervaring die iemand heeft wanneer hij of zij met een software-oplossing werkt. Denk aan bijvoorbeeld het werken met een LMS. 

Organisaties zien in dat de gebruiksvriendelijkheid van het LMS en de interface (gebruikersomgeving) een directe invloed heeft op de interesse en betrokkenheid van medewerkers bij leren en ontwikkelen. L&D's grootste uitdaging is het creëren van betrokkenheid. Dit wordt een steeds groter probleem. Vooral als de HR-manager/beheerder en de medewerker moeten werken met een systeem dat niet de intuïtieve ervaring levert die zij gewend zijn van platformen zoals Facebook. 

De hiërarchie van gebruikersbehoeften

Gebruikerservaring is bijna synoniem aan gebruikerstevredenheid. Wil je de gebruikerstevredenheid compleet begrijpen? Dan moeten we vele aspecten overwegen. In het geval van een LMS zijn een aantal behoeften essentieel op het gebied van gebruikerstevredenheid. Deze zijn weer te geven als een ladder en werken op eenzelfde soort manier als de piramide van Maslow. 

Ladder gebruikersbehoeften - Studytube

 

Fundamenteel is de functionaliteit van het systeem. Hierbij is het belangrijk dat het systeem werkt zoals verwacht. Vervolgens gaan we steeds een stapje omhoog op de ‘ladder van behoeften’. Na functionaliteit is de betrouwbaarheid van het systeem belangrijk: is het systeem beschikbaar wanneer nodig.

Daarna komen: bruikbaar - kan het systeem zonder problemen gebruikt worden; intuïtief - werkt het systeem gemakkelijk en zoals men denkt; plezierig – is het een onvergetelijke ervaring die het delen waard is.

En op de hoogste trede staat betekenisvol. Heeft het systeem een persoonlijke betekenis voor de gebruiker?

Kenmerken van gebruikerservaring van het LMS

Deze behoeften vertalen zich naar een aantal kenmerken die behoren tot de gebruikerservaring van een LMS. Hieronder bespreken we de meest belangrijke kenmerken. Let op deze kenmerken als je een LMS kiest.

  • Het LMS is functioneel

Een LMS heeft als hoofddoel het faciliteren van een optimale leeromgeving met het juiste leeraanbod. Daarom is het belangrijk dat het gekozen LMS feilloos functioneert voor de taken die het moet vervullen. Natuurlijk uitgegaan vanuit het perspectief van de gebruiker. De cursist en de beheerder vertrouwen op het systeem als het gaat om leren en de administratieve verplichtingen rondom leren. Het systeem moet voor beide gebruikers werken naar verwachting om optimale betrokkenheid te genereren.

  • Het systeem biedt voldoende flexibiliteit

Een LMS heeft absoluut niet een oneindig aantal functies nodig om de juiste UX te creëren. Dit zorgt alleen maar voor complexiteit. Het gaat om de juiste balans tussen basis en geavanceerde features en de flexibiliteit om deze te gebruiken wanneer nodig. Zo wil je bijvoorbeeld een eenvoudig systeem voor de medewerker, terwijl het management een toereikende complexiteit nodig heeft voor de managementrapportage.

  • Gebruiksgemak staat centraal

Bij gebruikersgemak gaat het erom dat medewerkers snel en gemakkelijk hun eigen taken kunnen uitvoeren. Dit zonder producttrainingen nodig te hebben. Belangrijk is dat het LMS niet te complex in gebruik is of lijkt. Voor een geoptimaliseerde UX is het waardevol dat:

  • De navigatie simpel is.
  • Weinig kliks nodig zijn voor eenvoudige acties.
  • Het systeem altijd en op elk apparaat werkt.
  • De tekst leesbaar is.
  • Plaatjes of video’s correct laden.

Daarnaast zijn tools die een positieve invloed hebben op de gebruikerservaring van de cursist: ‘help’ opties, een chat of lijst met FAQ’s. Voor beheerders helpen features als versimpelde werkstromen of automatische toewijzing bij het snel en gemakkelijk uitvoeren van administratieve taken.  

  • User interface is aantrekkelijk

De user interface (UI) wordt ook wel de gebruikersomgeving genoemd. De UI gaat over de algehele presentatie, de uitstraling en het gevoel en de interactie met het product. Het heeft als doel een zo duidelijk, efficiënt en gebruiksvriendelijk mogelijk design te creëren. Op die manier kunnen gebruikers op zo productief mogelijk werken met een LMS.

Voor een optimale gebruikerservaring is het van belang dat de UI bestaat uit: overzichtelijk dashboards, simpele navigatie, aanpasbare en afgestemde interfaces en goede fonts en thema’s. Alles waar de gebruiker tegenwoordig aan gewend is.

Kijk ter illustratie eens naar de twee voorbeelden hieronder. Beide zijn een online academy. Maar, grote kans dat het twee verschillende gevoelens oproept door het verschil in uitstraling.

UX Studytube Academy - before/after

Een aantrekkelijke user interface is niet alles. Een aanlokkelijke LMS heeft ook te maken met het maatwerk en de personalisatie van de inhoud. Zo biedt het LMS de mogelijkheid tot het toevoegen van: kleuren in de huisstijl, organisatielogo en het zelf uploaden van plaatjes/video’s/documenten voor leerlijnen.

Daarbij is natuurlijk ook de inhoud van de trainingen van belang. Een training kan er nog zo goed uit zien, maar een niet actuele, slecht gemaakte of irrelevante training leidt tot een slechte gebruikerservaring. Kijk daarom bij het kiezen van een LMS of de inhoud van de trainingsbibliotheek aansluit bij jouw organisatie. Huidige learning management systemen bieden ook de mogelijkheid om trainingen op onzichtbaar te zetten, zodat voor de cursisten alleen het meest relevante leeraanbod zichtbaar is.

  • Integratie van trainingsvormen

Naast de klassikale, online en blended trainingen, wordt het aanbieden van informele vormen van leren steeds belangrijker voor organisaties. Door de opkomst van het 70:20:10 model zien organisaties in dat ook microlearnings onmisbaar worden in het leeraanbod.

Daarnaast stelt het 70:20:10 model dat 20% van het leren plaatsvindt door interactie met anderen. Daarom is het belangrijk dat een LMS tools biedt die het makkelijker maken om kennis te delen en sociaal/gezamenlijk leren te stimuleren. Het maken van intuïtieve en specifiek op de organisatiecontext toegespitste trainingen wordt belangrijk. Kijk bij het kiezen van een LMS naar opties om bijvoorbeeld: zelf video’s te uploaden, inspirerende filmpjes met anderen te delen, bedrijfsspecifieke documenten te verspreiden of updates van bedrijfsontwikkelingen te plaatsen.

Voor organisaties en beheerders wordt het essentieel dat systemen geïntegreerd kunnen worden. Eén geïntegreerde oplossing is van belang voor een positieve gebruikerservaring: zowel de beheerder als de medewerker wil niet in het ene systeem leren en in het andere systeem de leeruren bijhouden.

Gebruikerservaring essentieel voor motivatie om te leren

Gebruikerservaring is essentieel in de beleving van leren. De ervaring die de gebruiker heeft, bepaalt de betrokkenheid en mate van motivatie om met het LMS te werken. Hiermee werken wordt als positief ervaren als medewerkers hun taken kunnen uitvoeren op een snelle en makkelijke manier.

Bij het kiezen van een LMS is het belangrijk te onthouden dat juist de ervaring van de medewerker centraal staat. Niet alleen die van de beheerder of HR-manager. Denk bij het kiezen van een LMS dus niet alleen vanuit de eisen van de HR-afdeling, maar ook vanuit de gebruikerservaring van de medewerker. Vraag jezelf telkens af hoe de interface er voor de gebruiker uitzien. Let bijvoorbeeld op of hoe intuïtief het LMS is. Of informatie op een logische plek staat voor de gebruiker en hoe vaak iemand moet klikken om op de juiste bestemming te komen.  

Checklist om het juiste LMS te kiezen

We hebben zo door de blog heen al een aantal aandachtspunten op een rij gezet. Om het kiezen van een LMS nog gemakkelijker te maken, hebben we een checklist ontwikkelt. Met deze checklist ontdek je gemakkelijk welke features belangrijk zijn voor jouw organisatie. Daarnaast bied de checklist een uitgebreide lijst met punten om over na te denken. Download jouw geheugensteuntje hieronder.