Het streven naar goed opgeleide medewerkers brengt een grote verantwoordelijkheid met zich mee voor HR. Door toename in de vraag naar opleidingen, de toename in beschikbaar leeraanbod en leervormen en door de vereiste rapportages, leidt het invullen van training aanvragen veelal tot een complexe administratie. Het gevolg is dat inzicht in leeractiviteiten verloren gaat en trainingen op ad hoc basis, en dus inefficiënt, worden ingekocht.

Geen gewenste situatie aangezien het management in toenemende mate verwacht dat HR kan verantwoorden hoe hun bestedingen bijdragen aan kennisontwikkeling binnen de organisatie. Maar, hoe zorg je voor goed opgeleide medewerkers terwijl je grip op de administratie en opleidingskosten houdt?

Learning Management Systeem biedt ondersteuning

Een antwoord op deze vraag is: met een Learning Management Systeem (LMS). Het LMS ondersteunt HR met het automatiseren van administratieve processen, zoals: het beheren van medewerkers, leeraanbod en budgetten en het sturen op leren door bijvoorbeeld leerlijnen aan te maken en toe te wijzen. Daarnaast vereenvoudigt een LMS het uitdraaien en inzien van rapportages en dient het als centrale plek voor de inkoop van trainingen bij externe opleiders. Eén systeem om de administratie rondom beheer, sturing en opleidingskosten inzichtelijk te krijgen en te regelen.

Return on investment door middel van Learning Analytics

Het belang van een LMS wordt duidelijker als we kijken naar de trends in leerdoelstellingen van organisaties. Uit dit onderzoek blijkt dat niet enkel jouw organisatie op zoek is naar een oplossing om meer grip op het opleidingshuis te verkrijgen. Ruim 40% van de organisaties geeft aan behoefte te hebben aan een dergelijke oplossing. Mede doordat het bepalen van de return on investment een steeds belangrijkere taak van HR is. Dit blijkt onder andere ook uit het feit dat het gebrek aan bedrevenheid om HR Analytics in te zetten, in Nederland één van de hoogste ter wereld is, volgens Deloitte. Eén van de genoemde oorzaken is gebrekkig kwaliteit van data.

Veel organisaties blijken dan ook moeite te hebben met het verkrijgen van betrouwbare data. Juist voor het verzamelen en analyseren van studiedata die medewerkers genereren - ook wel learning analytics genoemd - is een LMS uiterst geschikt. Een dergelijk systeem biedt één geordend dashboard waarop alle leerresultaten van interne en externe trainingen in één overzicht zichtbaar zijn. Vervolgens kun je zelf kiezen of de leerresultaten per individu, team of de gehele organisatie worden weergegeven.

Structureren van (complexe) administratie

Naast het verzamelen en analyseren van betrouwbare data, helpt een LMS ook om de complexe administratie van inkoopprocessen rondom trainingen te stroomlijnen.

Regelmatig struikelen organisaties over het feit dat data van training aanvragen niet geaggregeerd kunnen worden, waardoor de totale leerbehoefte niet in kaart wordt gebracht. Hierdoor worden trainingen vaak handmatig, ad hoc en per aanvraag los ingekocht. Dat maakt het proces arbeidsintensief en de kosten hoger dan wanneer trainingen in ‘bulk’ worden ingekocht.

Automatiseren van administratieve handelingen

Het peilen van de leerbehoefte en de inkoopprocessen van trainingen bij externe opleiders kun je centraal laten verlopen via een LMS. Het instellen van accordering- en budgettering routes helpen bij het automatiseren van het inkoopproces, van aanmelding tot de volledige administratie en facturatie. Daarnaast ondersteunt het LMS met het automatiseren van administratieve processen, zoals automatische toewijzing van trainingen, berichtgeving aan medewerkers en accordering van training aanvragen aan de hand van vooraf ingestelde budgetten.

Het resultaat: lagere kosten door efficiëntere inkoop van trainingen, gemakkelijk inzicht en controle over leerbudgetten.

LMS cruciaal in genereren betrouwbare data

Al met al zijn de juiste geaggregeerde data voor HR essentieel om grip op leerprocessen te krijgen en haar activiteiten te kunnen verantwoorden. Een Learning Management Systeem stelt jou in staat geaggregeerde data actiever in te zetten om aanvragen te stroomlijnen, kosten te beheersen en leeractiviteiten inzichtelijk te maken.


In het artikel kaarten we het Trendrapport Leerdoelstellingen 2018 al aan. Voor dit trendrapport hebben wij onderzoek gedaan naar de meest voorkomende uitdagingen op het gebied van training en ontwikkeling. Benieuwd wat naast ‘Grip op leerprocessen, budgetten en kosten’ een uitdaging voor HR vormt? Download dan hier het trendrapport via de button hieronder.

Benieuwd naar de uitdagingen op het gebied van leren voor HR in 2018?

Download het rapport

Meld je aan voor de nieuwsbrief