Een doordachte onboarding legt het fundament voor het succes van nieuwe medewerkers en minimaliseert voortijdig vertrek. Met een sterke onboarding leveren medewerkers sneller waarde en zorg je dat je talent behoudt. In dit artikel duiken we dieper in op de vijf cruciale succesfactoren die een onboarding tot een geslaagd proces maken.
1. Pre-boarding: start sterk op dag 0
De communicatie mag niet stoppen zodra het contract getekend is. Integendeel, het is een gemiste kans als je de nieuwe medewerker aan zijn lot overlaat tot de eerste werkdag. Het creëren van een effectieve pre-boarding ervaring is van onschatbare waarde. Een pre-boarding omvat de tijd tussen het tekenen van het contract en de eerste werkdag.
Praktische tip: Stuur een week voor de start een gedetailleerde e-mail met het programma van de eerste dagen, inclusief informatie over kledingvoorschriften, inlogcodes, gedragsregels, flexibel werken beleid, en voorstelrondes. Volg dit op met een telefonisch gesprek om eventuele vragen te beantwoorden. Pre-boarding toont niet alleen inlevingsvermogen voor de grote stap die ze nemen, maar verzekert hen ook van begeleiding.
Als je gebruik maakt van een leerplatform is dit hét moment om de nieuwe medewerker een eerste uitnodiging te sturen om een kijkje te nemen in de leeromgeving. Zo maakt hij of zij al direct kennis met het belang van leren en ontwikkelen.
2. Definieer succes vanaf het begin
Veronderstel niet dat nieuwe medewerkers automatisch begrijpen wat er van hen wordt verwacht. Creëer een 'roadmap to success' met meetbare KPI's die de weg naar succes markeren.
Praktische tip: Ontwikkel een stappenplan voor de eerste 30, 60 en 90 dagen, waarin duidelijk staat welke mijlpalen moeten worden bereikt. Dit geeft de medewerker grip op zijn of haar eerste drie maanden en creëert een gevoel van verantwoordelijkheid voor het eigen succes, wat essentieel is voor medewerkerstevredenheid.
3. De onboarding buddy: een persoonlijke benadering
Hoewel veel aspecten van onboarding geautomatiseerd kunnen worden, blijft ruimte voor persoonlijke interactie van onschatbare waarde. Koppel elke nieuwe medewerker aan een onboarding buddy, bij voorkeur iemand met ervaring in een vergelijkbare functie.
Praktische tip: Een peer als begeleider zorgt ervoor dat de nieuwe medewerker zich snel op zijn of haar gemak voelt, vragen durft te stellen en sneller integreert in het team. Het koppelen met een ervaren medewerker zorgt ook voor kennisoverdracht op een informele manier.
4. Continu contact houden: ook na dag één
Een veelvoorkomende valkuil is om na de eerste werkweek de nieuwe medewerker uit het oog te verliezen. Om de onboarding een blijvende impact te geven, is regelmatig contact essentieel.
Praktische tip: Plan regelmatig follow-up gesprekken om te evalueren en eventuele vragen te beantwoorden, wat bijdraagt aan een gevoel van betrokkenheid en ondersteuning.
5. Vertrek als onderdeel van de onboarding
Ondanks alle voorbereidingen en inzet van beide partijen is de onboarding niet altijd 100% succesvol. Het kan gebeuren dat de organisatie en nieuwe medewerker toch niet blijken te matchen in de praktijk. Het beste is om dan vroegtijdig afscheid te nemen; aan ontevreden werknemers heb je als organisatie tenslotte ook niet veel.
Praktische tip: Om vroegtijdige signalen van mismatch tussen de organisatie en de nieuwe medewerker op te vangen, is het essentieel om regelmatige feedbacksessies in te voeren. Zowel leidinggevenden als de nieuwe medewerker kunnen tijdens deze sessies openhartig hun ervaringen en eventuele zorgen delen. Dit biedt een gestructureerde gelegenheid om potentiële uitdagingen aan te pakken voordat ze onoverkomelijk worden. Door deze proactieve benadering kun je niet alleen de onboardingervaring optimaliseren, maar ook voorkomen dat ontevredenheid zich opstapelt. Een vroegtijdig afscheid, indien nodig, wordt daardoor een weloverwogen beslissing gebaseerd op heldere communicatie en inzicht.
Door deze strategieën te omarmen, kun je een onboardingsproces creëren dat niet alleen efficiënt en professioneel is, maar ook langdurig impact heeft op de tevredenheid en betrokkenheid van nieuwe medewerkers.
