Dit zijn de 5 succesfactoren voor een goede onboarding (met tips!)

Een goed opgezet onboarding programma maakt een nieuwe medewerker sneller succesvol én voorkomt voortijdig vertrek. Dit zijn vijf succesfactoren voor een geslaagde onboarding:


1. Pre-boarding: start op dag 0

Alles is rond. De nieuwe werknemer is aangenomen, het contract getekend en de startdag is bekend bij HR en de betreffende afdeling. Maar dan... stopt de communicatie, tot de eerste werkdag. Een gemiste kans!. Houd ook in de dagen voor de start contact. Benut deze tijd door nieuwe medewerkers informatie te geven over hoe ze zich voor kunnen bereiden, wat ze de eerste weken kunnen verwachten en neem alvast zoveel mogelijk zorgen en onzekerheden weg.

Tip: Stuur een week van tevoren een mail met het programma van de eerste dagen (zoals kledingvoorschrift, inlogcodes, gedragsregels, flexibelwerkenbeleid, voorstelrondes, etc.) Volg de mail telefonisch op, doorloop het onboardingproces en laat de nieuwe werknemer al zijn vragen stellen zodat hij vol enthousiasme en zelfvertrouwen aan de eerste werkdag begint. Pre-boarding laat zien dat je je ervan bewust bent dat ze een grote stap maken én dat ze op begeleiding kunnen rekenen.

2. Definieer wat succes inhoudt: geef medewerkers een roadmap

Gek genoeg zijn er nog veel bedrijven die denken dat nieuw personeel meteen weet wat er van hen wordt verwacht. Helaas, dat weten ze meestal niet. Help ze slagen door een roadmap to success op te stellen. Hierin staan belangrijke KPI’s beschreven zodat het succes ook echt meetbaar wordt.

Tip: Maak een stappenplan dat in de eerste dertig, zestig en negentig dagen aangeeft welke mijlpalen er bereikt moeten zijn. Hierdoor krijgt de werknemer meer grip op de eerste drie maanden in zijn nieuwe baan en voelt hij zich verantwoordelijk voor zijn eigen succes. Het resultaat? New hires weten in welke mate ze een bijdrage leveren aan hun eigen succes en dat van de organisatie. En dat is cruciaal voor werknemerstevredenheid.

Onboarding van een nieuwe medewerker

3. De onboarding buddy helpt integreren

Tegenwoordig kunnen veel onderdelen binnen het onboarding proces worden geautomatiseerd. Handig en efficiënt, maar maak nog steeds ruimte voor persoonlijke interactie. Koppel elke nieuwe werknemer aan een onboarding buddy. Het liefst iemand in een soortgelijke functie en die er al langere tijd werkt. Begeleiding door een peer zorgt ervoor dat een nieuwe medewerker zich eerder op zijn gemak voelt, eerder vragen zal stellen (die ze wellicht liever niet aan een leidinggevende stellen) en uiteindelijk sneller integreert.

4. Blijf contact houden, ook na de eerste werkdag

Het is een voor de hand liggende valkuil: de nieuwe werknemer voldoet aan de kwalificaties en aan het einde van de eerste werkweek informeer je hoe het gaat. Dat is een goed begin, maar daar stopt het niet! Sterker nog, wil je ervoor zorgen dat de onboarding een blijvende impact heeft, dan houd je regelmatig contact.

5. Vertrek is deel van de onboarding

Ondanks alle voorbereidingen en inzet van beide partijen, is er geen garantie dat de onboarding altijd 100% succesvol is. Het kan gebeuren dat de organisatie en nieuwe medewerker toch niet blijken te matchen in de praktijk. Het beste is om dan vroegtijdig afscheid te nemen, aan ontevreden werknemers heb je als organisatie tenslotte ook niet veel.

Tip: Het bedrijf Zappos vond hiervoor een goede oplossing: het biedt alle nieuwkomers aan het einde van de eerste maand een vertrekbonus aan. Zappos vindt het belangrijk dat mensen bewust kiezen om bij hen te werken en als mensen zich om welke reden dan ook toch niet op hun plek voelen, zijn ze vrij om te vertrekken met een bonus. 

Zodra duidelijk is dat de samenwerking voor beide partijen niet gunstig gaat uitpakken, is deze vertrekpremie een relatief goedkope en elegante oplossing.

Meer tips? Download de How-to gids onboarding en je weet hoe je een succesvol onboarding programma opzet.