Externe opleiders beheren bij Adecco: Robert Haasjes over de DOI

Op dinsdag 28 juli organiseert Studytube het webinar "Hoe Adecco externe trainingen efficiënt zoekt, boekt en financieel afhandelt". Daar zal Robert Haasjes (Procurement & Contracting Specialist bij Adecco) samen met Homam Karimi (CEO bij Studytube) focussen op de cruciale rol van Studytube's Digitale Opleidingsintermediair in het zoek-, boek- en facturatieproces van externe trainingen in zijn organisatie. In een eerste verkennend gesprek gaf Haasjes alvast een vooruitblik.

De Digitale Opleidingsintermediair

Met de Digitale Opleidingsintermediair (DOI) wil Studytube het beheer van externe leerinterventies stroomlijnen en centraliseren. Via het complete leerplatform is het dus niet alleen mogelijk om eigen content aan te bieden (bijv. met de auteurstool); organisaties kunnen er ook op een gebruiksvriendelijke manier externe trainingen zoeken, vastleggen met 10% inkoopkorting, en financieel verwerken.

Door de geautomatiseerde procedures binnen de DOI verloopt het zoeken en boeken van trainingen vlotter dan ooit. L&D-verantwoordelijken zien alle opleidingskosten handig op één verzamelfactuur, en behouden dankzij de rapportagefunctie steeds het overzicht over het leerproces van hun medewerkers én het beschikbare leerbudget. Via het evaluatiesysteem garanderen ze bovendien steeds een opleidingsaanbod van hoge kwaliteit.

Drie assen

In 2017 koos Adecco voor Studytube als leerpartner om zo het trainingsmanagement van hun flexkrachten verder te ontwikkelen en het aanbod van externe opleiders efficiënt te beheren. "Het was een mooi extraatje dat we via Studytube ook onze eigen trainingen konden ontwikkelen en managen," vult Haasjes aan.

Adecco wilde de DOI van Studytube implementeren om een complex vraagstuk op te lossen. "We hadden drie assen," verduidelijkt Haasjes. "Welke opleidingen wil je? Wie gaat dat betalen? Bij welke populatie hoor jij als aanvrager (bijv. flexkrachten of eigen personeel)? Al die assen wilden we borgen in het systeem, en dat is behoorlijk goed gelukt."

Sindsdien is het voor L&D-verantwoordelijken bij Adecco veel eenvoudiger om te kijken welke opleidingen er beschikbaar zijn bij welke opleiders, en welke opleidingsbudgetten men daarvoor kan gebruiken. "Alles wordt nu heel snel goedgekeurd," zegt Haasjes.

Invloed op twee fronten

"De impact van de DOI is heel duidelijk tweeledig," aldus Haasjes. "Eén: mijn collega's kunnen de opleidingen terugvinden op één centrale plek; je klikt het systeem open, typt 'heftruck' en je krijgt meteen een lijst van alle aanbieders die we hebben. Twee: de facturatieknoop is nu veel gladder; het gaat allemaal veel sneller."

Daarnaast geeft de rapportagefunctie van het systeem ook veel meer inzicht in de diverse opleidingsbudgetten en de verdeling daarvan. "Zo monitoren we welke klant hoeveel heeft ingeleend, en kunnen we waar nodig het budget bijstellen," legt Haasjes uit. "Op die manier hebben we ook enkele kosten kunnen beperken."

Een aanrader

Als inkoper stelt Haasjes strenge eisen aan leveranciers, en gaat hij vastberaden op zoek naar alle aspecten die vatbaar zijn voor verbetering. Toch inspireert de samenwerking met Studytube hem tot enkele mooie woorden.

"Dankzij jullie kwaliteit kunnen we spreken van een succesvolle relatie," concludeert hij. "Ik zou jullie zeker aanraden, en aan andere partijen zeggen om Studytube op hun shortlist te zetten."