Het begrip "kennismanagement" klinkt al jaren in de boardroom. Inmiddels is deze term ook doorgedrongen tot de dagelijkse gang van zaken op de werkvloer. We willen allemaal steeds "slimmer" werken en "iets doen" met de kennis die in onze organisatie aanwezig is. Maar wat is kennismanagement precies? En waarom is het onmisbaar in een organisatie? We leggen het uit in deze blog.
Wat is kennis?
Om een antwoord te geven op de hamvraag van deze blog, beginnen we bij de vraag "Wat is kennis?". Professor in de Organisatiekunde Mathieu Weggeman geeft de volgende formule:
Kennis = informatie * (ervaring * vaardigheden * attitude)
.jpg?width=696&name=wat-is-kennismanagement-formule-k=i_eva%20(1).jpg)
We gaan nu dieper in op alle componenten van deze formule.
Expliciete kennis is vast te leggen
Informatie is expliciete kennis. Deze "tastbare kennis" kun je vastleggen en delen. Als de medewerker aan het einde van de dag vertrekt, blijft deze expliciete kennis aanwezig in het bedrijf.
De informatie die een dashboard weergeeft
Een voorbeeld van expliciete kennis is een dashboard waarop de resultaten van de marketingactiviteiten worden bijgehouden. Deze inzichten zitten in het hoofd van de medewerker, maar omdat het dashboard zelf door iedereen in te zien is, is deze informatie "expliciete kennis".
Impliciete kennis hoort bij de medewerkers
Het stuk "ervaring * vaardigheden * attitude" omvat de impliciete kennis. Deze "ontastbare kennis" hoort bij de medewerkers. Die neemt de medewerker dus mee naar huis aan het einde van zijn werkdag. In het ergste geval gaat de medewerker uit dienst en verdwijnt deze kennis helemaal uit de organisatie.
Het inrichten van het dashboard
De ervaring met het bouwen van het dashboard is impliciete kennis. De medewerker heeft gekozen om bepaalde KPI's te meten. De gedachtegang daarachter zit in zijn hoofd, net als de praktische knowhow van het inrichten van zo'n dashboard.
Wat is kennismanagement?
Dit gaat over het vastleggen, delen, gebruiken en managen (1) van de tastbare én ontastbare kennis in een organisatie. Het doel hiervan is faciliteren, zodat zo efficiënt mogelijk kan worden toegewerkt naar de organisatiedoelen. Kennismanagement is dan ook een hulpmiddel voor lerende organisaties.
Wat is kennismanagement niet?
Het is geen doel op zich. Het is een middel om de taken zo goed en zo efficiënt mogelijk uit te voeren. Het is niet de verantwoordelijkheid van één afdeling, bijvoorbeeld HR of IT. Het wordt juist door de hele organisatie breed gedragen.
Een slimmere organisatie
Hoe ging het vroeger?
Niemand wil het wiel steeds opnieuw uitvinden. Zolang er organisaties zijn, wordt kennis dus al "gemanaged". Alleen verandert de vorm natuurlijk wel steeds. Tot voor kort sloegen we informatie op in archiefkasten en bibliotheken. Trainingen volgden we in een klaslokaal. En nog altijd wisselen we, heel informeel, ervaringen uit met onze collega's bij de koffieautomaat of tijdens de lunch.
Nieuwe technologie maakt kennisoverdracht gemakkelijker
Die informele interactie en kennisuitwisseling stimuleren organisaties tegenwoordig heel bewust, bijvoorbeeld door Slack of het opzetten van een interne wiki. Daarnaast maken organisaties just-in-time learning mogelijk. En het maken van een eigen bedrijfsspecifieke training is tegenwoordig zo laagdrempelig, dat steeds meer organisaties hiermee bezig zijn.
Informatie overload
Maar de nieuwe technologie brengt ons niet alleen maar gemakken op het gebied van kennis- en informatieoverdracht. We kampen ook met een overload aan kennis en data. Door de opkomst van het Internet of Things verzamelen we steeds meer gegevens.
Zonder de juiste interpretatie blijft die data echter waardeloos. Het opslaan, verwerken en interpreteren van deze enorme hoeveelheid informatie levert weer nieuwe uitdagingen op.
Wat levert kennismanagement organisaties op?
Kort samengevat kunnen organisaties hun bedrijfsresultaat verbeteren als zij hun kennis slim managen (2). Zij slagen erin de productiviteit en competenties van medewerkers te verhogen. Last but not least: hun klanten worden er blijer van!
Bronnen: (1) Wikipedia Knowledge Management; (2) InFocus 2017: Knowledge Transfer
