Nieuwe taak voor CFO: aanjager van een leven lang leren

Dit artikel is origineel verschenen op Executive Finance

Het is een rare spagaat. Het enorme belang van opleiden wordt steeds meer onderkend en tegelijkertijd worden opleidingsbudgetten van organisaties niet volledig benut. Je wilt als organisatie geld uitgeven, maar het gebeurt niet. Hoe kan dit? Maar vooral: hoe kan elke CFO helpen dit te veranderen?

Het is eind 2019. Langzaam maar zeker sluit je met je financiële afdeling de boeken. Tevreden constateer je dat het ver-van-je-bedpotje "Opleidingen" wederom niet is opgemaakt. Net als vorig jaar zijn er beduidend minder trainingskosten gemaakt dan begroot. Aangezien dit al jaren zo is, geen reden om hier dieper in te duiken.

Spaarzaam, maar ook dom

Hier begint echter het omdenken. We willen niet zo min mogelijk uitgeven, we willen en moeten de juiste uitgaven doen. Als de CFO jarenlang geen geld uitgeeft om de fabriek goed te onderhouden, is dat wel spaarzaam, maar ook dom. Binnen directies valt dit vaak ook snel op, aangezien een stilgevallen fabriek alle andere onderdelen raakt: logistiek kan niet leveren, sales kan niet verkopen, et cetera.

Geen kostenpost maar kans

Helaas gaat het bij opleidingen vaak wel zo. Training en opleiding wordt vooral gezien als kostenpost en veel minder als kans. Is dat erg? Ja, zal je HR-collega zeggen. HR is bij uitstek de afdeling voor opleiden en ontwikkelen, voor het "alles uit mensen halen". Zij zien de toegevoegde waarde van opleidingen.

Niet alleen bij HR, maar ook bij de overheid staat het thema "een leven lang leren" prominent op de kaart. Zelfs met concrete plannen. Denk aan het in ontwikkeling zijnde STAP-budget (Stimulans ArbeidsmarktPositie).

Leren en ontwikkelen is echter een kerntaak van iedereen, het is niet voorbehouden aan de HR-afdeling. Als manager van een financiële afdeling ben je logischerwijze beter in staat om te weten welke vaardigheden jij en je collega's nodig hebben of nog moeten doorontwikkelen. De media staan vol met artikelen over bedrijven waarin het belang van leren en ontwikkelen wordt benadrukt.

Het grote belang van opleiden

Opleiden is om tal van redenen van belang. Productiviteit, prestaties en motivatie – "binden en boeien" – van medewerkers stijgen door scholing en het ziekteverzuim daalt. Maar ook de arbeidsmarkt als geheel profiteert van goed opgeleide werknemers. In de vacatures van 2019 ligt steeds meer nadruk op continu ontwikkelen. Opleidingen kunnen niet alleen helpen om mensen binnen te halen en binnen te houden, maar ook om te voldoen aan de eisen van deze tijd.

Als vriend en vijand overtuigd zijn van de meerwaarde van opleidingen, hoe kan het dan dat de feiten en cijfers zo tegenvallen? Dat het opleidingsbudget vaak maar voor 50-60 procent wordt benut? En dat slechts 19 procent van de volwassenen in 2017 (recentste CBS-cijfers) een cursus of opleiding volgde? Kortom, hoe kan het dat er minder wordt opgeleid dan goed is voor Nederland?

Inzicht als toverwoord

Opleidingen zijn er meer dan voldoende, daar ligt het probleem niet. Nederland telt maar liefst 15.000 opleiders voor werknemers. Er is dus wel aanbod genoeg, maar het risico is dat werknemers door de bomen het bos niet meer zien.

Ook het budget zelf is het probleem niet, want organisaties stellen doorgaans ruimhartig geld beschikbaar voor opleidingen. Maar weet een werknemer wel dát er opleidingsbudget is en zo ja, weet hij hoeveel er is? Weet je als team of manager welke trainingen nu echt een positief effect hebben?

Grip en inzicht zijn de toverwoorden in de zoektocht naar een oplossing. HR, werknemers én Finance zijn gebaat bij het geven van inzicht in het exacte opleidingsaanbod en in het precieze opleidingsbudget. Wat kun je nu als CFO met dit hele verhaal, naast elk jaar een lumpsum trainingsbudget op te nemen?

Proces van zoeken, boeken tot betalen

Volgens Sebastiaan Menheere, COO van het leerplatform Studytube, kunnen financiële afdelingen een rol spelen bij het bieden van dit inzicht.

"Opleiden in Nederland is een miljoenenbusiness. Je kunt dan wel je werknemers klakkeloos naar klasjes sturen, maar als financiële afdeling wil je inzicht en controle op het resultaat. Welk deel van het budget gaat waarheen? En vooral: is het bestede geld wel effectief, wat is de return on investment?" Door vooraf leerdoel en budget aan elkaar te verbinden en in dit proces HR en inkoop samen op te laten trekken, is het mogelijk een veel hoger rendement op het opleidingsbudget te bewerkstelligen, stelt Menheere.

"Om dit te faciliteren bieden wij bij Studytube organisaties aan de voorkant van het inkoopproces de mogelijkheid om budgetten flexibel in te richten. Zo kan duidelijk gemaakt worden hoeveel budget er is voor de totale organisatie, maar ook voor bijvoorbeeld een marketingteam of andere specifieke kostenplaats. Dit budget kan na akkoord via een automatische approval flow uitgegeven worden bij door de klant geselecteerde voorkeursleveranciers. Doordat wij namens meer dan 200 klanten en 200.000 medewerkers inkoopafspraken maken bij opleiders zijn we in staat dit aanbod financieel aantrekkelijker te maken, met tot wel 30 procent korting op ingekochte opleidingen."

ROI van opleiden

Dan misschien wel het belangrijkste voor een CFO: wat is de ROI van een opleiding? Menheere: "Wij zien dat de evaluatie van wat een opleiding nou eigenlijk oplevert, vaak lastig wordt gevonden. Veelal is dit evaluatieproces versplinterd. Door alles op één plek te boeken, wordt het ook mogelijk alles op één plek te evalueren. Door de ervaringen te verzamelen van duizenden deelnemers zijn wij als organisatie in staat om op basis van die datapunten met onze software al aan de voorkant, dus bij het boeken op basis van leervraag, veel beter in te schatten welke leerinterventie aansluit bij de leerbehoefte."

Inzicht leidt tot effectieve besteding

Daarnaast kom je als organisatie ook zelf in de positie om het rendement van een opleiding binnen jouw eigen organisatie vast te leggen. Stel dat er heel veel geld gaat naar een opleiding waarvan werknemers aangeven er niets aan te hebben, dan kun je besluiten te stoppen met die opleiding.

Inzicht leidt zo niet alleen tot besteding van het opleidingsbudget op zich, maar ook tot effectieve besteding. Op die manier haal je het maximale uit je opleidingsbudget én uiteindelijk uit je mensen.

Geselecteerd leeraanbod

Studytube geeft die controle in het hele traject: vanaf de leerbehoefte van een werknemer tot aan het sturen van de factuur. "Een werknemer krijgt op ons platform een geselecteerd leeraanbod, met vooraf bepaalde budgetten. Niet alleen in dit 'voorportaal' bieden we grip, maar ook in het afwikkelproces. Zo hebben we een facturatieservice die onze klanten tijd bespaart. Normaal krijgt een klant misschien wel honderden facturen per jaar, die hij één voor één moet matchen met de boeking. 'Klopt het wel?' Wij sturen – bijvoorbeeld eens per maand – een geautomatiseerde verzamelfactuur, waarbij wij die matching overnemen en waarna de betaling ineens kan plaatsvinden," aldus Menheere.