Wat is onboarding en waarom is het belangrijk?

Onboarding is essentieel voor de succesvolle integratie van nieuwe medewerkers. Het doel is doorgaans om hen zo snel mogelijk in het zadel helpen. Op de eerste werkdag worden nieuwkomers dan ook vaak overladen met indrukken, informatie en (virtuele) kopjes koffie.  Maar hoe zorg je ervoor dat zij niet alleen snel aan de slag kunnen, maar zich ook direct welkom en betrokken voelen? In dit artikel ontdek je alles wat je nodig hebt om een vlekkeloze onboarding te garanderen. Zo geef je voortaan elk nieuw teamlid een vliegende start!

In dit artikel:

1. Wat is de betekenis van onboarding?

2. Waarom is onboarding zo belangrijk?
3. Wat is het verschil tussen onboarden en inwerken?
4. Waar bestaat een goede onboarding uit?

5. Wat is een onboardingsproces?

6. Hoe lang duurt een onboardingstraject?

7. Wat zijn effectieve inwerkstrategieën?

8. Welke afdeling is verantwoordelijk voor onboarding?

9. Checklist: onboarding nieuwe medewerkers in 9 stappen

Wat is de betekenis van onboarding?

Onboarding is de eerste fase in een samenwerking tussen een organisatie en haar nieuwe medewerkers. Tijdens deze belangrijke introductiefase, die tot wel een jaar kan duren, worden nieuwe medewerkers verwelkomd en krijgen ze alle benodigde hulp, begeleiding en informatie. Dit helpt hen om zo snel mogelijk productief te worden en onderdeel van hun team.

Onboarding kan je ook zien als 'het leren kennen van je nieuwe werk en organisatie'. Het gaat hierbij niet alleen over de daadwerkelijke taken die je als nieuwe medewerker gaat uitvoeren, maar ook over de organisatiecultuur, haar visie en missie, de samenwerking met collega’s, loopbaanontwikkeling en talentmanagement.

De resultaten zijn vaak afhankelijk van de prioriteit die aan onboarding wordt toegekend door HR. Maar één ding is zeker: met een slim doordacht onboardingsprogramma maak je het verschil tussen een matige start, een goede start of een vliegende start.

Bij Studytube zijn wij experts in effectieve trainingsprogramma's voor onboarding en helpen wij organisaties bij het opstellen van onboardingsprogramma's met de beste tools en tips. Dit artikel biedt je dan ook alle ins en outs voor een fantastische onboarding. Inclusief een handige checklist en een uitgebreide how-to gids voor een perfecte start van al je nieuwe teamleden!

Waarom is onboarding zo belangrijk?

Het doel van het onboardingsproces is niet alleen dat nieuwe medewerkers hun taken goed kunnen uitvoeren, maar ook dat zij zich snel onderdeel voelen van de organisatie. Pas wanneer je je echt bij een nieuwe club betrokken voelt, heb je namelijk de intrinsieke motivatie om deze verder te helpen. En dat zorgt natuurlijk voor een win-winsituatie voor de werkgever en de werknemer.

Maar snel meer betrokkenheid en motivatie realiseren, is meer dan een mooi streven voor optimale samenwerking; het is urgenter dan ooit. Volgens de Studytube L&D Monitor 2024 vertrekt maar liefst 27 procent van de nieuwe medewerkers alweer binnen 12 maanden. Een derde van hen geeft als reden op dat er te weinig tijd was voor een efficiënte onboarding. En eveneens ruim een op de drie geeft aan te stoppen vanwege een mismatch in verwachtingen van functie, organisatie of cultuur. Door je pre- en onboarding beter in te richten, kan je dit risico aanzienlijk verminderen.

Meest voorkomende redenen voor nieuwe medewerkers om voortijdig op te zeggen:

Bron: Studytube L&D Monitor 2024

Wat zijn de risico's als je onvoldoende aandacht besteedt aan het inwerkproces?

Ongestructureerde onboarding of een gebrek aan onboardingprocessen en -systemen kunnen aanzienlijke risico's met zich meebrengen. Hier volgen enkele van de belangrijkste die gepaard gaan met inadequate onboarding:

1. Verminderde productiviteit
   Zonder een gestructureerd onboardingproces kunnen nieuwe werknemers moeite hebben om hun rollen en verantwoordelijkheden, bedrijfscultuur en processen te begrijpen. Daar kan hun productiviteit onder lijden en het ervoor zorgen dat het langer duurt voordat nieuwkomers volledig effectief zijn in hun functie.
2. Verhoogd personeelsverloop
   Slechte inwerkervaringen kunnen leiden tot ontevredenheid onder nieuwe werknemers, waardoor de kans op verloop toeneemt. Als werknemers zich tijdens hun eerste dagen bij het bedrijf niet gesteund en ondergewaardeerd voelen, kunnen ze snel op zoek gaan naar een andere baan.
3. Invloed op de bedrijfscultuur
   Onboarding is een cruciaal moment om nieuwe werknemers kennis te laten maken met de waarden, cultuur en missie van het bedrijf. Een gebrek aan onboarding of een ongeorganiseerd proces kan leiden tot misverstanden over de bedrijfscultuur, wat kan leiden tot een slechte afstemming en mogelijke conflicten binnen de organisatie.
4. Gemiste leermogelijkheden
   Onboarding is een ideaal moment om training en ontwikkeling te bieden aan nieuwe werknemers. Zonder een gestructureerd onboardingprogramma kunnen cruciale leermogelijkheden over het hoofd worden gezien, wat de groei en vaardigheidsontwikkeling van nieuwe werknemers belemmert.
5. Suboptimale relaties met klanten
   Als werknemers niet goed worden ingewerkt, missen ze mogelijk de nodige kennis en vaardigheden om effectief met klanten om te gaan. Dit kan de reputatie van het bedrijf schaden en leiden tot ontevreden klanten.
6. Compliance en juridische problemen
   Als er tijdens het inwerken geen essentiële training wordt gegeven over naleving, kan de organisatie worden blootgesteld aan juridische risico's en mogelijke overtredingen van de regelgeving. Bepaalde sectoren hebben specifieke wettelijke vereisten waaraan moet worden voldaan bij het aannemen en inwerken van nieuwe werknemers.
   

Om deze risico's te beperken, moeten organisaties investeren in een goed gestructureerd inwerkprogramma dat nieuwe werknemers de nodige training, ondersteuning en middelen biedt om te slagen in hun functie en een waardevolle bijdrage te leveren aan het succes van het bedrijf.

Welke voordelen heeft een goede onboarding?

Onboarding is ook van belang, omdat het zorgt voor meer betrokkenheid , het invloed heeft op het moreel van het team en de samenwerking en de bedrijfsprestaties op korte en lange termijn. Studies hebben aangetoond dat werknemers die positief worden ingewerkt meer geneigd zijn om bij het bedrijf te blijven en op lange termijn beter te presteren. Een gebrekkige onboarding kan dus de algehele prestaties van het personeel beïnvloeden.

Dit zijn enkele van de voornaamste voordelen van een goede onboarding:

1. Waarborging van kwaliteit en consistentie
   Door iedereen binnen de organisatie hetzelfde onboardingsproces en dezelfde kennis en kunde bij te brengen, zorg je voor resultaten die kwalitatief en consistent zijn. Los van informatie die gaat over het uitvoeren van het werk, is het dus verstandig om de onboarding te stroomlijnen.
2. Behoud van talent
   Een goed onboardingsproces zorgt voor binding tussen talent en de organisatie. Dat zorgt vervolgens weer voor goede resultaten en het behoud van talent. Ideaal in deze krappe arbeidsmarkt. 50% van de medewerkers besluit namelijk in de eerste zes maanden, bewust of onbewust, of ze voor een bedrijf blijven werken.
3. Het creëert ambassadeurs
   Goede onboarding maakt ambassadeurs van werknemers. Ze voelen zich thuis in de organisatie. Ze weten precies waar ze aan toe zijn, ze weten hoe de bedrijfscultuur in elkaar steekt en bouwen een band op met hun collega’s. Een goede onboarding kan dit vanaf het begin in gang zetten.
4. Het bespaart kosten
   Met een goed onboardingsproces bespaar je kosten op twee manieren. Allereerst kan het ontbreken van dit proces, of het aanbieden van een onboarding die tekort schiet, zorgen voor vroegtijdig vertrek van een nieuwe medewerker. Aan de andere kant is het mogelijk om dit proces te automatiseren en digitaal aan te bieden. Dat scheelt tijd en geld.

Wat is het  verschil tussen onboarden en inwerken?

Onboarding richt zich op de bredere integratie van een nieuwe medewerkers in de organisatie, terwijl inwerken meer gericht is op het leren van de specifieke taken en verantwoordelijkheden van hun functie. Het verschil tussen onboarden en inwerken zit in de scope en het doel van beide processen:

Onboarden:

• Scope: Breder en meer holistisch.
• Doel: Integreren van nieuwe medewerkers in de organisatiecultuur, hen vertrouwd maken met de missie, waarden, structuur en bredere bedrijfsprocessen.
• Duur: Enkele maanden tot een jaar.
• Activiteiten: Oriëntatiebijeenkomsten, kennismakingsgesprekken met verschillende teams, uitleg over de bedrijfswaarden en -cultuur, mentorprogramma's.

Inwerken:

• Scope: Nauw en taakgericht.
• Doel: Leren van specifieke taken, verantwoordelijkheden en procedures die nodig zijn voor de functie van de medewerker.
• Duur: Vaak korter, variërend van een paar dagen tot enkele weken.
• Activiteiten: Trainingen voor specifieke tools en systemen, uitleg van dagelijkse taken en procedures, begeleiding door directe collega's of supervisors.
  

Inwerken is dus een cruciaal onderdeel van onboarding, maar onboarding gaat verder dan alleen het leren van taken en verantwoordelijken; onboarding omvat een bredere set van activiteiten en doelstellingen om nieuwe medewerkers volledig te integreren in de organisatie.

Waar bestaat een goede onboarding uit?

Een goede onboarding bestaat uit meerdere elementen die ervoor zorgen dat een nieuwe medewerker zich welkom voelt, goed geïnformeerd is en snel productief kan worden. Welke elementen dit precies zijn, verschillen per organisatie. Maar aan de hand van de vier C’s kan je bepalen wat er voor jouw organisatie precies nodig is om van de onboarding een succes te maken.

• Connectie
  Je nieuwe medewerker moet zich verbonden voelen met de organisatie en vol trots kunnen vertellen dat hij of zij voor jouw bedrijf werkt. Er moet een connectie zijn. Die komt niet tot stand door alleen de missie en visie te delen. Deel relevante bedrijfsinformatie en stel collega’s voor die de persoon nodig zal hebben in het dagelijkse werk.

• Cultuur
  De tweede C draagt bij aan het gevoel onderdeel te zijn van iets groters; de cultuur. In het proces is het van belang dat de bedrijfscultuur goed wordt gecommuniceerd. Waar staan wij voor als organisatie en hoe behandelen wij elkaar? Hierbij kan de hulp van een ‘onboarding buddy’ die al langer voor de organisatie werkt uitkomst bieden.

• Compliance
  Compliance staat voor de naleving van de regels en het beleid dat binnen je organisatie geldt. Deze C kan je goed verwerken in een digitaal inwerkingstraject van eigen ontwerp. Met goede vormgeving en een speels element blijven deze regels vaak beter hangen.
• Clarification
  De laatste C omvat alles wat met verwachtingen te maken heeft. Wat is de rol van de nieuwe medewerker? Wat wordt er van hem of haar verwacht? Welke persoonlijke doelen dient hij of zij te halen? En wat mag hij of zij van de organisatie verwachten? Dit onderdeel van de onboarding is waar het vaak misgaat. Zorg daarom dat je tijdens het sollicitatieproces al helder communiceert wat de rol inhoudt en dat je een realistisch beeld schept van de werkzaamheden.

Bekijk ook: 'Effectieve onboarding: Praktische lessen van SPAR'.

Ontdek hoe SPAR de jungle aan uitdagingen rondom onboarding heeft getemd in ons webinar 'Effectieve onboarding: Praktische lessen van SPAR'.

Wat is een onboardingsproces?

Een onboardingproces is een gestructureerde aanpak om nieuwe medewerkers welkom te heten, te integreren en voor te bereiden op hun rol binnen een organisatie. Het beslaat alles wat nieuwe medewerkers helpt om succesvol te zijn. Het doel is om hen te helpen zich snel aan te passen aan de bedrijfscultuur, hun taken te begrijpen en productief te worden.

Een goed uitgevoerd onboardingproces draagt bij aan een positieve eerste indruk, verhoogt de medewerkersbetrokkenheid en -tevredenheid, en vermindert het verloop van nieuwe medewerkers. Belangrijk is dat bij elke stap open en regelmatige communicatie met de nieuwe medewerker wordt onderhouden en voor de nodige middelen en ondersteuning wordt gezorgd.

Hieronder vind je een stap-voor-stap overzicht van een typisch onboardingsproces:

1. Voorbereiding voor de eerste dag

• Documentatie: Je zorgt er bijvoorbeeld voor dat alle contracten en benodigde formulieren vooraf zijn ingevuld.
• Werkplek: Je bereidt de werkplek voor, inclusief computer, toegang tot systemen, en benodigde materialen.
• Communicatie: Het is voor de nieuwkomer fijn om een welkomstmail te ontvangen met praktische informatie over de eerste dag (tijd, locatie, agenda).

2. Eerste dag en week

• Welkom: Je ontvangt de nieuwe medewerker persoonlijk en introduceer hem of haar aan het team.
• Rondleiding: Geef een rondleiding door het kantoor en introduceer belangrijke faciliteiten.
• Inleidende meeting: Een ontmoeting met de directe leidinggevende om verwachtingen en doelen te bespreken is belangrijk op dag 1.
• Administratie: Behandel de noodzakelijke administratieve taken, zoals het verstrekken van toegangspassen en het uitleggen van secundaire arbeidsvoorwaarden.

3. Eerste maand

• Training: Je biedt training aan voor de systemen, tools en processen die nodig zijn voor de functie. Een online leerplatform is hierbij een ideal hulpmiddel.
• Mentorship: Je wijst bijvoorbeeld een mentor of buddy toe die de nieuwe medewerker kan begeleiden en ondersteunen.
• Bedrijfscultuur:  Dit is de perfecte tijd om de missie, visie en kernwaarden van het bedrijf uit te leggen. Bespreek ook de bedrijfscultuur en de verwachtingen.

4. Eerste drie maanden

• Regelmatige check-ins: Plan wekelijkse of tweewekelijkse check-ins met de directe leidinggevende om voortgang, doelen en eventuele vragen te bespreken.
• Feedback sessies: Bied in deze periode volop mogelijkheden voor feedback en evaluaties om te zien hoe de nieuwe medewerker zich aanpast en wat verbeterd kan worden in het onboardingproces.
• Sociale integratie: Stimuleer deelname aan teamactiviteiten en sociale evenementen om je nieuwe medewerker te helpen integreren in het team.

5. Eerste half jaar tot jaar

• Verdere training: Bied aanvullende trainingen aan om de vaardigheden van de nieuwe medewerker verder te ontwikkelen.
• Evaluaties: Voer formele evaluaties uit om prestaties te beoordelen en verdere ontwikkelingsbehoeften te identificeren.
• Loopbaanontwikkeling: Bespreek loopbaanpaden en groeimogelijkheden binnen het bedrijf. Het opstellen van een persoonlijk ontwikkelingsplan of POP is hierbij slim.

Hoe lang duurt een onboardingstraject?

Een effectief onboardingstraject is niet beperkt tot de eerste paar weken, maar is, zoals je in het bovenstaande voorbeeld ziet, een doorlopend proces dat nieuwe medewerkers ondersteunt bij hun aanpassing en groei binnen de organisatie.

Hoewel de duur van een onboardingstraject variëert afhankelijk van de organisatie en de complexiteit van de functie, kan het doorgaans worden ingedeeld in drie fasen: de oriëntatie (de eerste 1 a 2 weken), training en aanpassing (eerste 3 maanden) en volledige integratie (eerste 6 maanden tot een jaar). Op de korte termijn ligt de focus op basisoriëntatie en administratieve zaken, op de middellange termijn op diepere functionele training en integratie en op de lange termijn op volledige integratie en loopbaanontwikkeling.

Wat zijn effectieve inwerkstrategieën?

1. Preboarding: Een eerste indruk maken

Onboarding begint eigenlijk al voor de eerste dag van de nieuwe medewerker, met een proces dat 'preboarding' heet. Preboarding bevordert een positieve eerste indruk, verhoogt de betrokkenheid en zorgt voor een soepele overgang naar de nieuwe rol, wat uiteindelijk bijdraagt aan een hogere retentie en tevredenheid van medewerkers.

Goede preboarding is cruciaal omdat het de basis legt voor een succesvolle onboarding en het de nieuwe medewerker helpt zich welkom en voorbereid te voelen voordat ze officieel beginnen. Door tijdig belangrijke informatie te delen, wordt de stress van het starten met een nieuwe baan verminderd en kan de medewerker vanaf dag één productief zijn. 

Stuur daarom een persoonlijke welkomstmail of -pakket, stel je nieuwe medewerkers vooraf virtueel voor aan hun team en geef essentiële informatie over hun eerste dag. Dit zet de toon voor een positieve inwerkervaring.

2. Gestructureerde inwerkplannen

Een lukraak inwerkproces is alles behalve wenselijk. Maak in plaats daarvan een gestructureerd inwerkplan dat alle essentiële aspecten van de baan omvat. Zorg ervoor dat nieuwkomers een duidelijk stappenplan hebben voor de eerste paar weken, van functiespecifieke training tot en met het vertrouwd raken met het bedrijfsbeleid. Regelmatige gesprekken met managers of mentoren kunnen ook helpen om eventuele problemen te voorkomen en al het werk op de rails te houden.

3. Mentor- en buddysystemen

Nieuwe werknemers koppelen aan ervaren werknemers via een mentor- of buddysysteem is een briljante manier om sociale integratie te vergemakkelijken. Een aangewezen mentor kan begeleiding bieden, vragen beantwoorden en waardevolle inzichten verschaffen, waardoor de overgang naar de nieuwe functie soepeler verloopt. Bovendien bevordert het hebben van een werkbuddy een vriendschappelijke sfeer en helpt het nieuwe werknemers om zich sneller op hun gemak te voelen. Zo voelen zij zich ook vrijer om vragen te stellen of andere collega's te benaderen binnen de organisatie.

4. Voortdurend leren en ontwikkelen

Onboarding is geen eenmalige gebeurtenis; het is een continu proces. Stimuleer continu leren en ontwikkelen door middel van workshops, trainingen en toegang tot leerplatforms. Microlearning tijdens de  onboarding is ook slim idee, omdat dit voorkomt dat medewerkers te veel informatie in een keer tot zich moeten nemen. Met korte, behapbare 'learning snacks' kan je nieuwkomer snel aan de slag.

Door je in te zetten voor de groei van werknemers laat je zien dat je organisatie waarde hecht aan haar talent en moedig je hen aan om hun volledige potentieel te bereiken.

Welke afdeling is verantwoordelijk voor onboarding?

De verantwoordelijkheid voor onboarding ligt vaak bij meerdere afdelingen, maar de HR-afdeling speelt de primaire rol. HR is verantwoordelijk voor het ontwerpen, coördineren en uitvoeren van het onboardingsprogramma. Dit omvat het afhandelen van administratieve zaken, organiseren van oriëntatiebijeenkomsten, toewijzen van mentoren of buddies, en het opzetten en beheren van trainingsprogramma's. Wanneer de organisatie ook over een L&D-afdeling beschikt, ontwikkelt en levert deze vaak de trainingsprogramma's. Hier vallen zowel organisatie- en  functie-specifieke trainingen onder als trainingen in soft skills of powerskills.

Naast HR en L&D zijn ook de directe leidinggevenden en teamleiders belangrijk: zij bieden praktische begeleiding en dagelijkse ondersteuning. Hun taken omvatten het duidelijk maken van doelen en verwachtingen, het toezien op regelmatige check-ins en voortgangsgesprekken, en het geven van feedback en evaluaties.

De IT-afdeling zorgt normaal gesproken voor de technische ondersteuning, zoals het voorbereiden van de werkplek en het bieden van IT-trainingen.  Teamleden helpen ten slotte bij de sociale integratie en dagelijkse begeleiding.

Samenwerking en coördinatie tussen al deze afdelingen zijn vanzelfsprekend essentieel. Zo voorkom je dat medewerkers te veel informatie in een keer te verwerken krijgen, meerdere keren hetzelfde verhaal te horen krijgen, of dat er bepaalde essentiële zaken worden overgeslagen. Met een centrale onboardingsaanpak en de juiste onderlinge afstemming integreer je je nieuwe medewerkers effectief en maak je hen snel productief.

Checklist: onboarding nieuwe medewerkers in 9 stappen

Aan de slag? Met onderstaande checklist pak je je onboardingsproces effectief aan:

Stap 1: Voorbereiding voor de eerste dag:

• Werkplek en apparatuur gereedmaken.
• Welkomstmail met praktische informatie versturen.

Stap 2: Welkom en oriëntatie:

• Persoonlijk welkom en rondleiding door het kantoor.
• Introductie aan het team en belangrijke collega's.

Stap 3: Administratieve zaken:

• Invullen en verwerken van benodigde formulieren.
• Uitleg over secundaire arbeidsvoorwaarden.

Stap 4: Training en tools:

• Basis training voor systemen en tools die nodig zijn voor de functie.
• Toegang regelen tot alle benodigde software en platforms.

Stap 5: Mentorschap en begeleiding:

• Toewijzen van een mentor of buddy.
• Regelmatige check-ins plannen met de mentor.

Stap 6: Bedrijfscultuur en waarden:

• Uitleg van missie, visie en kernwaarden.
• Bespreking van de bedrijfscultuur en verwachtingen.

Stap 7: Doelen en verwachtingen:

• Bespreken van korte- en langetermijndoelen.
• Duidelijke verwachtingen stellen voor de eerste maanden.

Stap 8: Feedback en evaluatie:

• Regelmatige voortgangsbesprekingen en feedbacksessies plannen.
• Aanpassen van het onboardingsproces op basis van de onboardingsevaluatie en feedback.

Stap 9: Sociale integratie:

• Deelname aan teamactiviteiten en sociale evenementen stimuleren.
• Aanmoedigen van interactie met collega's buiten de directe werkomgeving.
  
  

Meer leren over onboarding? Download onze 'How-to gids voor een succesvolle onboarding' en geef je nieuwe medewerkers een vliegende start!

Download how-to gids

Veelgestelde vragen over onboarding

1. Wat is onboarding?
   Onboarding is het proces waarbij nieuwe werknemers worden geïntroduceerd in het bedrijf en hun rol, zodat ze effectief en snel kunnen bijdragen.
2. Hoe lang duurt een typische onboarding?
   Dit varieert, maar een effectieve onboarding kan enkele weken tot enkele maanden duren, afhankelijk van de complexiteit van de rol en het bedrijf.
3. Wat zijn de belangrijkste stappen in een onboardingproces?
   De belangrijkste stappen zijn voorbereiding, introductie, training, teamintegratie en evaluatie.
4. Waarom is onboarding belangrijk?
   Goede onboarding verhoogt de retentie, productiviteit en tevredenheid van nieuwe medewerkers, terwijl het de inwerktijd verkort.
5. Welke documenten en informatie moet ik voorbereiden voor de eerste dag?
   Zorg voor de arbeidsovereenkomst, personeelshandboek, toegangsinformatie en een overzicht van veiligheidsprocedures.
6. Hoe kan ik een nieuwe werknemer helpen zich snel thuis te voelen?
   Zorg voor een warm welkom, stel een mentor aan en organiseer sociale activiteiten.
7. Wat zijn enkele veelvoorkomende uitdagingen tijdens het onboardingproces?
   Uitdagingen zijn onder andere informatie-overload, slechte communicatie, onvoldoende training en moeizame teamintegratie.
8. Hoe kan technologie helpen bij onboarding?
   Technologie kan helpen met online trainingen, virtuele rondleidingen en HR-software voor documentbeheer en feedback. Een auteurstool met AI kan helpen bij het maken van trainingen.
   
9. Hoe meet je het succes van een onboardingprogramma?
   Je meet succes door feedback, retentiepercentages, productiviteit en tevredenheidsenquêtes van nieuwe medewerkers te verzamelen.
10. Wat zijn de kosten van een slecht onboardingproces?
    Slechte onboarding leidt tot hoog personeelsverloop, verminderde productiviteit, verhoogde wervingskosten en negatieve impact op de bedrijfscultuur.