De eerste werkdag is een spannend moment voor nieuwkomers. Ze worden overspoeld met indrukken, informatie en (digitale) kopjes koffie. Maar niet alleen de medewerker moet gelijk aan de slag op dag één. Voor de werkgever is het van belang om nieuw talent zo goed mogelijk te laten landen. Met een goede onboarding zorg je voor een vliegende start.
De betekenis van onboarding
Onboarding is de eerste fase in een samenwerking tussen een organisatie en haar nieuwe medewerkers. Hierin worden nieuwe medewerkers verwelkomd, en krijgen ze alle benodigde hulp, begeleiding en informatie. Onboarding is "het leren kennen van werk" en gaat vooral over de organisatiecultuur, de visie, missie, samenwerking met collega’s en talentmanagement.
Het belang van de onboarding
Het doel van het onboardingsproces is dat nieuwe medewerkers zich snel onderdeel voelen van de organisatie. Want pas wanneer je je bij een nieuwe club betrokken voelt, heb je de intrinsieke motivatie om deze verder te helpen. En dat is natuurlijk een win-winsituatie: zowel de nieuwe medewerker als het bedrijf profiteert van een goede onboarding.
Wat zijn de risico's als je onvoldoende aandacht besteedt aan het inwerkproces?
Ongestructureerde onboarding of een gebrek aan onboardingprocessen en -systemen kunnen aanzienlijke risico's met zich meebrengen. Hier volgen enkele van de belangrijkste die gepaard gaan met inadequate onboarding:
- Verminderde productiviteit:
Zonder een gestructureerd onboardingproces kunnen nieuwe werknemers moeite hebben om hun rollen en verantwoordelijkheden, bedrijfscultuur en processen te begrijpen. Daar kan hun productiviteit onder lijden en het ervoor zorgen dat het langer duurt voordat nieuwkomers volledig effectief zijn in hun functie. - Verhoogd personeelsverloop:
Slechte inwerkervaringen kunnen leiden tot ontevredenheid onder nieuwe werknemers, waardoor de kans op verloop toeneemt. Als werknemers zich tijdens hun eerste dagen bij het bedrijf niet gesteund en ondergewaardeerd voelen, kunnen ze snel op zoek gaan naar een andere baan. - Invloed op de bedrijfscultuur:
Onboarding is een cruciaal moment om nieuwe werknemers kennis te laten maken met de waarden, cultuur en missie van het bedrijf. Een gebrek aan onboarding of een ongeorganiseerd proces kan leiden tot misverstanden over de bedrijfscultuur, wat kan leiden tot een slechte afstemming en mogelijke conflicten binnen de organisatie. - Gemiste leermogelijkheden:
Onboarding is een ideaal moment om training en ontwikkeling te bieden aan nieuwe werknemers. Zonder een gestructureerd onboardingprogramma kunnen cruciale leermogelijkheden over het hoofd worden gezien, wat de groei en vaardigheidsontwikkeling van nieuwe werknemers belemmert. - Relaties met klanten: Als werknemers niet goed worden ingewerkt, missen ze mogelijk de nodige kennis en vaardigheden om effectief met klanten om te gaan. Dit kan de reputatie van het bedrijf schaden en leiden tot ontevreden klanten.
- Compliance en juridische problemen:
Als er tijdens het inwerken geen essentiële training wordt gegeven over naleving, kan de organisatie worden blootgesteld aan juridische risico's en mogelijke overtredingen van de regelgeving. Bepaalde sectoren hebben specifieke wettelijke vereisten waaraan moet worden voldaan bij het aannemen en inwerken van nieuwe werknemers.
Onboarding is ook van belang, omdat het zorgt voor meer betrokkenheid , het invloed heeft op het moreel van het team en de samenwerking en de bedrijfsprestaties op korte en lange termijn. Studies hebben aangetoond dat werknemers die positief worden ingewerkt meer geneigd zijn om bij het bedrijf te blijven en op lange termijn beter te presteren. Een gebrekkige onboarding kan dus de algehele prestaties van het personeel beïnvloeden.
Om deze risico's te beperken, moeten organisaties investeren in een goed gestructureerd inwerkprogramma dat nieuwe werknemers de nodige training, ondersteuning en middelen biedt om te slagen in hun functie en een waardevolle bijdrage te leveren aan het succes van het bedrijf.
Waar moet een goede onboarding aan voldoen?
Maar hoe ziet dit onboardings- of instromingsproces er precies uit? Dit verschilt vaak per organisatie en hangt af van de bedrijfsgrootte, branche en bedrijfscultuur. Toch kunnen we aan de hand van de vier C’s bepalen wat er nodig is om van de onboarding een succes te maken.
- Connectie
De nieuwe medewerker moet zich verbonden voelen met de organisatie en vol trots kunnen vertellen dat hij of zij voor dit bedrijf werkt. Er moet een connectie zijn. Die komt niet tot stand door alleen de missie en visie te delen. Deel relevante bedrijfsinformatie en stel collega’s voor die de persoon nodig zal hebben in het dagelijkse werk.
- Cultuur
De tweede C draagt bij aan het gevoel onderdeel te zijn van iets groters. Cultuur. In het proces is het van belang dat de bedrijfscultuur goed wordt gecommuniceerd. Waar staan wij voor als organisatie en hoe behandelen wij elkaar? Hierbij kan de hulp van een ‘buddy’ die al langer voor de organisatie werkt uitkomst bieden.
- Compliance
Compliance staat voor de naleving van de regels en het beleid dat binnen de organisatie geldt. Deze C kan je goed verwerken in een digitaal inwerkingstraject van eigen ontwerp. Met goede vormgeving en een speels element blijven deze regels vaak beter hangen.
- Clarification
De laatste C omvat alles wat met verwachtingen te maken heeft. Wat is de rol van de nieuwe medewerker? Wat wordt er van hem of haar verwacht? Welke persoonlijke doelen dient hij of zij te halen? En wat mag hij of zij van de organisatie verwachten? Dit onderdeel van de onboarding is waar het vaak misgaat. Zorg daarom dat je tijdens het sollicitatieproces al helder communiceert wat de rol inhoudt en dat je een realistisch beeld schept van de werkzaamheden.
Vier voorbeelden van effectieve inwerkstrategieën
1. Pre-boarding: Een eerste indruk maken
Onboarding hoeft niet pas te beginnen op de eerste dag van een werknemer. Een beetje pre-boarding kan namelijk veel enthousiasme en anticipatie voor de nieuwe rol opwekken. Stuur daarom een persoonlijke welkomstmail of -pakket, stel je nieuwe medewerkers virtueel voor aan hun team en geef essentiële informatie over hun eerste dag. Dit attente gebaar zet de toon voor een positieve inwerkervaring.
2. Gestructureerde inwerkplannen
Een lukraak inwerkproces is alles behalve wenselijk. Maak in plaats daarvan een gestructureerd inwerkplan dat alle essentiële aspecten van de baan omvat. Zorg ervoor dat nieuwkomers een duidelijk stappenplan hebben voor de eerste paar weken, van functiespecifieke training tot en met het vertrouwd raken met het bedrijfsbeleid. Regelmatige gesprekken met managers of mentoren kunnen ook helpen om eventuele problemen te voorkomen en al het werk op de rails te houden.
3. Mentor- en buddysystemen
Nieuwe werknemers koppelen aan ervaren werknemers via een mentor- of buddysysteem is een briljante manier om sociale integratie te vergemakkelijken. Een aangewezen mentor kan begeleiding bieden, vragen beantwoorden en waardevolle inzichten verschaffen, waardoor de overgang naar de nieuwe functie soepeler verloopt. Bovendien bevordert het hebben van een werkbuddy een vriendschappelijke sfeer en helpt het nieuwe werknemers om zich sneller op hun gemak te voelen. Zo voelen zij zich ook vrijer om vragen te stellen of andere collega's te benaderen binnen de organisatie.
4. Voortdurend leren en ontwikkelen
Onboarding is geen eenmalige gebeurtenis; het is een continu proces. Stimuleer continu leren en ontwikkelen door middel van workshops, trainingen en toegang tot leerplatforms. Door zich in te zetten voor de groei van werknemers laat je zien dat je organisatie waarde hecht aan haar talent en moedig je hen aan om hun volledige potentieel te bereiken.
Welke voordelen heeft een goede onboarding?
- Waarborging van kwaliteit en consistentie;
Door iedereen binnen de organisatie hetzelfde onboardingsproces en dezelfde kennis en kunde bij te brengen, zorg je voor resultaten die kwalitatief en consistent zijn. Los van informatie die gaat over het uitvoeren van het werk, is het dus verstandig om de onboarding te stroomlijnen.
- Behoud van talent;
Een goed onboardingsproces zorgt voor binding tussen talent en de organisatie. Dat zorgt vervolgens weer voor goede resultaten en het behoud van talent. Ideaal in deze krappe arbeidsmarkt. 50% van de medewerkers besluit namelijk in de eerste zes maanden, bewust of onbewust, of ze voor een bedrijf blijven werken.
- Het creëert ambassadeurs;
Goede onboarding maakt ambassadeurs van werknemers. Ze voelen zich thuis in de organisatie. Ze weten precies waar ze aan toe zijn, ze weten hoe de bedrijfscultuur in elkaar steekt en bouwen een band op met hun collega’s. Een goede onboarding kan dit vanaf het begin in gang zetten.
- Het bespaart kosten;
Met een goed onboardingsproces bespaar je kosten op twee manieren. Allereerst kan het ontbreken van dit proces, of het aanbieden van een onboarding die tekort schiet, zorgen voor vroegtijdig vertrek van een nieuwe medewerker. Aan de andere kant is het mogelijk om dit proces te automatiseren en digitaal aan te bieden. Dat scheelt tijd en geld.
Online of offline?
Met de krappe arbeidsmarkt, de coronapandemie en de gewenning van het online werken, kiezen steeds meer organisaties ervoor om mensen op afstand aan te nemen. Die werken dan ‘remote’, of zijn minder vaak op kantoor. Ook die medewerkers behoeven een goede onboarding. Met behulp van een digitale omgeving, zoals het leerplatform van Studytube, creëer je eenvoudig zelf onboardingsleerlijnen.
Ook kun je als manager digitale kennismakingsmomenten met collega’s uit het team organiseren. Op die manier hoeft een nieuwe medewerker niet fysiek op kantoor te zijn om toch te landen. In het algemeen is het lastiger om verbinding te creëren met een hybride of remote medewerker. Maar als je hierin slaagt met een goede online onboarding, zal de kwaliteit van het werk net zo hoog zijn als die van een collega op kantoor.
